Virtuelle Assistenz – Organisation, Automatisierung & Social Media

Stellenbeschreibung

Du liebst es, Ordnung ins Chaos zu bringen, digitale Abläufe cleverer zu machen und einer Unternehmerin wirklich den Rücken freizuhalten? Dann könnte diese Zusammenarbeit sehr gut zu dir passen.

RAHMENBEDINGUNGEN

• Arbeitsmodell: 100 % Remote
• Umfang: zunächst ca. 5–10 Stunden pro Woche
• Perspektive: Der Aufgabenbereich kann mit der Zeit wachsen
• Arbeitszeiten: flexibel
• Zeitzone: flexibel / weltweit möglich
• Sprache: sehr gutes Deutsch, Englisch von Vorteil, aber kein Muss
• Start: schnellstmöglich

DEINE MISSION

Du unterstützt eine Unternehmerin dabei, verschiedene administrative und digitale Aufgaben aus ihrem Alltag abzugeben und ihre Abläufe Schritt für Schritt effizienter zu gestalten.

Dabei geht es nicht nur darum, einzelne To-dos abzuarbeiten. Du sollst mitdenken, wiederkehrende Aufgaben erkennen und überlegen: Wie können wir das einfacher machen – oder vielleicht sogar automatisieren?

Die Themen sind abwechslungsreich und reichen von E-Mail-Management und Automatisierungen über Social Media und Website-Pflege bis hin zu organisatorischen Aufgaben.

Gerade zu Beginn geht es darum, gemeinsam gute Strukturen aufzubauen. Wenn die Zusammenarbeit funktioniert, können nach und nach weitere Verantwortungsbereiche dazukommen.

DEINE AUFGABEN

📩 E-Mail & Organisation

• E-Mail-Postfächer strukturieren und relevante Nachrichten herausfiltern
• Wiederkehrende Anfragen teilweise selbstständig beantworten
• Wichtige Nachrichten priorisieren und zur Entscheidung weitergeben
• Vorlagen und automatische Antworten für häufige Anfragen erstellen
• Terminbuchungen über einen Kalender organisieren und vereinfachen
• Bei Bedarf organisatorische Aufgaben wie Reise-, Flug- oder Hotelrecherche übernehmen

⚙️ Automatisierungen & digitale Prozesse

Ein wichtiger Teil deiner Aufgabe ist es, wiederkehrende manuelle Arbeit zu reduzieren.

Beispielsweise soll eine Interessentin nach einer Anfrage nicht jedes Mal händisch dieselbe Antwort erhalten müssen. Stattdessen entwickelst du gemeinsam einen einfachen Ablauf: Anfrage → passende Information → Kalenderlink → Termin.

Du solltest deshalb Spaß daran haben, dich mit digitalen Tools auseinanderzusetzen und einfache Automatisierungen aufzubauen.

Erfahrung mit CRM-Systemen, Kalenderautomatisierungen oder Tools wie HubSpot, Zapier oder Make ist ein großes Plus – entscheidender ist aber, dass du technisch neugierig bist und selbstständig Lösungen findest.

📱 Social Media

Du erhältst Bilder, Videos und Ideen und kümmerst dich darum, daraus den organisatorischen Teil der Social-Media-Arbeit zu übernehmen.

Dazu können gehören:

• Beiträge vorbereiten und veröffentlichen
• Captions erstellen
• Content organisieren und vorausplanen
• Nachrichten in Social-Media-Inboxen bearbeiten
• Kommentare im Blick behalten und beantworten
• relevante Anfragen herausfiltern und weiterleiten

Du musst dabei nicht selbst vor die Kamera – der Content wird dir zur Verfügung gestellt.

🌐 Website & weitere digitale Aufgaben

Auch kleinere Änderungen an bestehenden Websites sollen perspektivisch von dir übernommen werden können, beispielsweise:

• Bilder austauschen
• aktuelle Informationen einpflegen
• Texte oder Daten aktualisieren
• kleinere inhaltliche Änderungen umsetzen

Du musst dafür kein Webentwickler sein. Wichtig ist vielmehr, dass du keine Scheu davor hast, dich in ein System einzuarbeiten.

WEITERE THEMEN, DIE PERSPEKTIVISCH DAZUKOMMEN KÖNNEN

Die Zusammenarbeit soll sich gemeinsam entwickeln.

In Zukunft können beispielsweise Aufgaben rund um eine Airbnb-Vermietung dazukommen. Hier könntest du individuelle Gästeanfragen beantworten und bei organisatorischen Themen unterstützen, die nicht automatisiert werden können.

Auch ein Podcast-Projekt ist perspektivisch geplant. Hier könnten Aufgaben wie Recherche potenzieller Interviewpartnerinnen, Kontaktaufnahme, Terminorganisation oder Unterstützung bei Veröffentlichung und Administration dazukommen.

Du musst all diese Dinge heute noch nicht perfekt können.

Viel wichtiger ist, dass du Lust hast, dich in neue Themen einzuarbeiten.

DEIN PROFIL

Das solltest du mitbringen:

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Gute digitale Fähigkeiten und keine Scheu vor neuen Tools
• Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• Ein gutes Gespür für Kommunikation
• Freude daran, Probleme selbst zu lösen und Dinge einfacher zu machen
• Zuverlässigkeit im Umgang mit Nachrichten, Terminen und persönlichen Informationen
• Einen eigenen Laptop und ein Smartphone

Besonders spannend ist dein Profil, wenn du bereits Erfahrung hast mit:

• Virtueller Assistenz oder persönlicher Assistenz
• E-Mail- und Inbox-Management
• Automatisierungen oder CRM-Systemen
• Social-Media-Management
• einfacher Website-Pflege
• Hospitality, Airbnb oder Ferienvermietung
• Content- oder Podcast-Organisation

Das sind ausdrücklich Nice-to-haves und keine vollständige Wunschliste.

WORAUF ES IN DER ROLLE WIRKLICH ANKOMMT

Gesucht wird keine Person, die für jede Kleinigkeit auf eine genaue Arbeitsanweisung wartet.

Du solltest Spaß daran haben, einer Unternehmerin wirklich Arbeit und mentale Last abzunehmen und mit der Zeit immer besser zu verstehen, welche Dinge du eigenständig übernehmen kannst.

FÜR WEN DIE ROLLE BESONDERS GUT PASST

Die Position passt besonders gut zu dir, wenn du ein echter digitaler Allrounder bist.

Du musst weder der beste Social-Media-Manager noch Automatisierungsexperte oder Webdesigner sein. Viel wichtiger ist die Kombination aus Organisationstalent, digitaler Affinität, Eigeninitiative und Lernbereitschaft.

Da die Zusammenarbeit zunächst mit wenigen Stunden pro Woche startet, eignet sich die Position besonders gut, wenn du bereits selbstständig oder als virtuelle Assistenz arbeitest und noch Kapazitäten für eine langfristige Zusammenarbeit hast.

Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, dich schnell in neue Themen einarbeitest und bei einem neuen Problem eher denkst „Das bekomme ich heraus“ als „Dafür bin ich nicht zuständig“, könnte es sehr gut passen.