Virtuelle Assistenz / Projektkoordination – 100% Remote

Stellenbeschreibung

Für SystemAssistent suchen wir eine zuverlässige, selbstständige und vielseitige Virtuelle Assistenz, die uns bei der Betreuung unserer Kunden und der Umsetzung unterschiedlichster Projekte unterstützt.

Unsere Kunden sind vor allem kleine und mittelständische Unternehmen in der Schweiz, Deutschland und Österreich. Entsprechend abwechslungsreich sind auch die Aufgaben: An einem Tag geht es um die Pflege einer WordPress-Website, am nächsten um Buchhaltung, Recherche, Marketing oder die Koordination eines Kundenprojekts.

Deine Aufgaben

Je nach Kunde und Projekt können unter anderem folgende Aufgaben anfallen:

• Betreuung und Koordination laufender Kundenprojekte
• Allgemeine administrative Aufgaben
• Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung
• Recherche und Datenpflege
• Unterstützung im Bereich E-Mail-Marketing und Newsletter
• Pflege und Erstellung von Inhalten für Websites
• Arbeiten mit WordPress und Elementor
• Unterstützung bei SEO
• Erstellung einfacher Grafiken und Inhalte mit Canva
• Planung und Organisation von Aufgaben über Trello
• Kommunikation und Abstimmung innerhalb des Teams
• Überwachung von Deadlines und offenen Aufgaben
• Unterstützung bei weiteren Marketing- und Organisationsaufgaben

Du musst nicht in jedem dieser Bereiche bereits Experte sein. Wichtig ist uns vor allem, dass du breit interessiert bist, selbstständig arbeitest und dich schnell in neue Aufgaben einarbeiten kannst.

Was du idealerweise mitbringst

• Erfahrung als Virtuelle Assistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und ein gutes Auge für Details
• Freude daran, unterschiedliche Projekte gleichzeitig zu betreuen
• Gute organisatorische Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Besonders hilfreich sind bereits vorhandene Erfahrungen mit:

• WordPress
• Elementor
• Canva
• Trello
• SEO
• Buchhaltung bzw. vorbereitender Buchhaltung
• E-Mail-Marketing

So würde die Zusammenarbeit starten

Zu Beginn würdest du normalerweise einen unserer Kunden bzw. ein Projekt übernehmen.

Der zeitliche Umfang liegt dabei zunächst bei ungefähr 6–8 Stunden pro Woche.

Sobald weitere passende Kunden und Projekte hinzukommen, möchten wir den Umfang schrittweise erhöhen. Wir suchen daher idealerweise jemanden, der langfristig mit uns zusammenarbeiten und seine Stunden mit der Zeit ausbauen möchte.

Was uns wichtig ist

Wir suchen keine Person, die lediglich einzelne Aufgaben nach Anweisung abarbeitet.

Du solltest Projekte mitdenken, offene Punkte erkennen und uns dabei helfen, dass Aufgaben zuverlässig abgeschlossen werden.

Wenn du beispielsweise siehst, dass bei einem Kunden noch Inhalte fehlen, eine Deadline näherkommt oder eine Aufgabe nicht erledigt wurde, solltest du dies selbstständig erkennen und ansprechen.

Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Kommunikation sind für uns daher besonders wichtig.

Was wir bieten

• 100 % Remote-Arbeit
• Flexible Arbeitszeiten
• Abwechslungsreiche Kunden und Projekte
• Langfristige Zusammenarbeit
• Schrittweiser Ausbau deiner Stunden
• Viel Eigenverantwortung
• Direkte und unkomplizierte Zusammenarbeit
• Möglichkeit, in unterschiedliche Bereiche wie Projektmanagement, Marketing, Websites und Administration Einblick zu erhalten

Interesse?

Bitte schicke deinen CV an *** und bitte beantworte auch die folgenden 3 Fragen in dieser Reihenfolge:

1. In welchen Aufgaben und Bereichen bist du besonders gut?
2. Wie viele Stunden pro Woche möchtest bzw. könntest du aktuell für uns arbeiten?
3. Wie hoch ist deine Erwartung an den Stundenlohn?

Im Email auch in den Betreff einfügen: SystemAssistent Remote – Projektkoordination

Wir freuen uns darauf dich kennenzulernen!

Beste Grüsse und wünsche noch einen schönen Tag

Team SystemAssistent