Virtuelle Assistenz (m/w/d)

Stellenbeschreibung

To-Do-Management, Ablage & Admin

Über mich:

Als Chefredakteur/in habe ich einen vollgepackten Alltag. Um mich wieder auf meine Kernaufgaben zu konzentrieren, suche ich eine organisierte Virtuelle Assistenz (m/w/d), die mir im Hintergrund den Rücken freihält und Struktur reibringt.

🌟 Deine Hauptaufgaben (Fokus & Priorität):

1. To-Do-Management & Kalender-Preview (Höchste Prio):

 Strukturieren und Nachverfolgen wichtiger Aufgaben.

 Vorausschauendes Kalender-Monitoring (Preview & Reminder): Mich rechtzeitig an anstehende Fristen und To-Dos erinnern, damit nichts durchs Raster fällt.

2. Ablagemanagement & administrative Aufgaben:

 Belege digital, ordentlich und übersichtlich ablegen.

 Einpflegen der Belege in eine einfache Excel-Liste (da bankseitig aktuell leider keine automatische Erfassung möglich ist – reine organisatorische Erfassung).

3. Dokumentenanpassung & Vorlagen:

 Vorgefertigte Kundenunterlagen und Dokumente anpassen (z. B. Namen, Daten oder spezifische Details in Vorlagen einfügen).

4. E-Mail-Durchsicht (Niedrige Prio / Nach Bedarf):

 Gelegentliches Sichten und Sortieren des Posteingangs.

🟢 Was du NICHT tun musst:

 – Keine Telefonate / Kein Telefon-Support

 – Keine Terminvereinbarungen mit Dritten

– Keine Akquise / Kein Vertrieb

– Keine komplexe Buchhaltung (nur Belegablage + Excel)

Das bringst du mit:

 Kenntnisse in MS Excel (oder Bereitschaft, dich darin ein zu arbeiten)

strukturierter und zuverlässiger Umgang mit Daten/Dateien.

 Sorgfalt, Genauigkeit und ein Auge fürs Detail.

 Eigenständiger, proaktiver Arbeitsstil und Freude daran, Ordnung zu schaffen.

Rahmenbedingungen:

 100 % Remote & flexibel

 Stundenumfang: Ca. 1 – 5 Stunden pro Woche (nach Absprache, vielleicht kann es sein, dass am Anfang etwas mehr zu tun ist, und dann können wir uns einpendeln)

 Wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Schicke mir gerne eine kurze Nachricht mit ein paar Infos zu dir, deinem Stundensatz und deiner Verfügbarkeit. Ich freue mich darauf, von dir zu hören!