Stellenbeschreibung

German-Speaking Operations Manager – Business & Real Estate | Remote, Part-Time

Wir suchen eine zuverlässige, unternehmerisch denkende und digital affine Person, die uns langfristig beim operativen und kaufmännischen Management eines kleinen Produktionsunternehmens sowie unseres Immobilienportfolios unterstützt.

Die Position startet mit ca. 5–10 Stunden pro Woche und soll bei erfolgreicher Zusammenarbeit sukzessive wachsen. Perspektivisch möchten wir immer mehr operative Verantwortung übertragen.

Deine Aufgaben

1. Operations – Produktionsunternehmen

Du unterstützt bzw. übernimmst schrittweise die laufende kaufmännische Abwicklung:

• Kommunikation mit bestehenden Kunden
• Aufträge und offene Themen mit Kunden nachhalten
• Rechnungen erstellen und versenden
• Zahlungseingänge überwachen und offene Forderungen nachverfolgen
• Logistikunternehmen beauftragen und Lieferungen koordinieren
• Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern
• Zusammenarbeit und regelmäßige Abstimmung mit der Buchhaltung
• Belege und kaufmännische Unterlagen organisieren
• Termine, Fristen und offene Vorgänge eigenständig nachhalten

Ziel ist, dass die laufende Administration und Koordination dieses Unternehmens perspektivisch weitgehend selbstständig übernommen wird.

2. Immobilienmanagement

Du unterstützt uns bei der kaufmännischen Verwaltung eines wachsenden Immobilienportfolios:

• Mieteingänge überwachen und Mietrückstände nachhalten
• Kommunikation mit Mietern
• Handwerker und Dienstleister beauftragen und koordinieren
• Kommunikation mit Hausverwaltungen, Anwälten und anderen Partnern
• Rechnungen und immobilienbezogene Unterlagen organisieren
• Fristen, Mietverträge und offene Vorgänge überwachen
• Mieterhöhungen recherchieren, vorbereiten und nachhalten
• Kosten und bestehende Dienstleister überprüfen
• Wirtschaftliche Optimierungsmöglichkeiten bei den Immobilien identifizieren

Kenntnisse im deutschen Mietrecht sind hilfreich, aber keine Voraussetzung. Wichtig ist uns vielmehr, dass du dich selbstständig in neue Fragestellungen einarbeiten und Lösungen recherchieren kannst.

3. Finance, Reporting & Administration

Für beide Bereiche gehören außerdem dazu:

• Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Steuerberater
• Rechnungs- und Zahlungskontrolle
• Strukturierte Dokumentenverwaltung
• Überwachung wiederkehrender Aufgaben und Fristen
• Kurzes regelmäßiges Reporting über offene Themen, Risiken und notwendige Entscheidungen

Wen wir suchen

Fließendes Deutsch ist zwingende Voraussetzung. Du solltest professionelle E-Mails schreiben und problemlos mit Kunden, Mietern, Buchhaltern, Anwälten, Logistikern und anderen Geschäftspartnern auf Deutsch telefonieren können.

Darüber hinaus solltest du:

• sehr selbstständig, strukturiert und zuverlässig arbeiten
• Verantwortung übernehmen und Dinge eigenständig zu Ende bringen
• kaufmännisches Verständnis und Zahlenaffinität mitbringen
• während deutscher Geschäftszeiten verfügbar sein
• sehr digital und AI-affin arbeiten
• dich schnell und selbstständig in neue Themen einarbeiten können
• langfristig Interesse daran haben, deutlich mehr Verantwortung zu übernehmen

Erfahrung in Operations, Buchhaltung, Administration, Executive Assistance oder Immobilienverwaltung ist von Vorteil. Du musst jedoch nicht bereits alle Bereiche beherrschen.

AI & Eigeninitiative sind uns besonders wichtig

Wir suchen keine klassische Assistenz, die lediglich Aufgaben abarbeitet.

Wir möchten jemanden, der sich bei einem neuen Thema fragt:

Wie kann ich das selbst lösen? Wie können wir den Prozess verbessern? Was können wir automatisieren? Wo können wir Zeit oder Geld sparen?

AI-Tools wie ChatGPT, Claude oder vergleichbare Lösungen sollen dabei selbstverständlich eingesetzt werden – beispielsweise für Recherche, Analysen, Dokumente, Prozessverbesserungen oder Automatisierungen.

Langfristig möchten wir nicht einzelne Aufgaben delegieren, sondern komplette Verantwortungsbereiche.

Deine Bewerbung

Bitte beantworte zusätzlich zu deinem Lebenslauf kurz folgende Fragen:

1. AI-Erfahrung:
Nenne ein konkretes Beispiel, bei dem du AI erfolgreich in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast. Was war das Problem, wie hast du AI eingesetzt und was war das Ergebnis?

2. Eigeninitiative:
Nenne ein konkretes Beispiel für etwas, das du in einem früheren Job selbstständig verbessert hast, ohne dass dein Vorgesetzter dich darum gebeten hat.

3. Deutsch:
Wie würdest du dein Deutschniveau einschätzen und hast du bereits beruflich auf Deutsch mit Kunden oder Geschäftspartnern kommuniziert?

4. Verfügbarkeit:
Wie viele Stunden pro Woche kannst du aktuell arbeiten und kannst du regelmäßig während deutscher Geschäftszeiten arbeiten?

Die Position startet mit ca. 5–10 Stunden pro Woche. Bei guter Zusammenarbeit möchten wir Aufgaben, Verantwortung und Arbeitszeit sukzessive ausbauen.