Head of Operations – Amazon FBA / Operations Leaderin – Marketplace Managerin (w)

Stellenbeschreibung

Operations Lead – Amazon FBA (m/w/d)

Remote · Teilzeit mit flexibler Stundeneinteilung · Du steuerst die Operations — die Ausführung liegt beim Team.

Worum es geht

Wir sind ein inhabergeführtes Amazon-FBA-Unternehmen aus Köln mit einem siebenstelligen Jahresumsatz. Mit eigenen Marken in den Bereichen Schlaf & Atmung, Insektenschutz und Beauty launchen und skalieren wir Produkte über Amazon DE, UK, FR und US.

Als Gründer wollen wir uns künftig voll auf das konzentrieren, was unser Wachstum wirklich treibt: Produktoptimierung, Produktentwicklung und Markenerweiterung. Dafür suchen wir jemanden, der das operative Tagesgeschäft nicht selbst abarbeitet, sondern steuert und besitzt — und unser Team eigenverantwortlich koordiniert.

Das ist keine Stelle zum „mitlaufen“. Das ist die Stelle, an die wir das operative Steuer übergeben.

Deine Mission

Du baust und kontrollierst die Strukturen, mit denen unser Account ohne uns Gründer läuft. Die operative Ausführung liegt beim Team — du orchestrierst. Konkret heißt das:

• Du steuerst das Team. Unsere Spezialist:innen für Amazon-Operations, Admin/Finance, Customer Service und Design sowie externe Freelancer haben in dir ihre erste Anlaufstelle. Du bist die erste Eskalationsstufe — wir kommen nur bei wirklich strategischen Fragen ins Spiel.
• Du machst aus Informationen Aufgaben. Jede relevante Info löst bei dir einen definierten Prozess aus. Beispiel: Shipment bei Amazon eingetroffen → Listing online, PPC-Manager über neue ASIN informiert. Oder: Listing offline → Anwalt einschalten, Cases eröffnen, Eskalation an Gründer. Du denkst in Wenn-Dann-Ketten, nicht in losen To-dos.
• Du baust und pflegst das System in Asana. Alle wiederkehrenden Aufgaben gemappt, mit SOPs versehen, verantwortlich zugewiesen und kontrolliert. Du machst Prozesse nicht nur — du dokumentierst sie so, dass sie skalierbar und übergebbar sind.
• Du orchestrierst die operativen Kernprozesse: Inventory- und Stock-Level-Tracking, Nachbestellungen ab definierten Thresholds, Herstellerkommunikation, Shipment-Tracking, Produkt-Stammdaten (Dimensionen, Barcodes/EAN etc.) sowie die zugehörigen Sheets und Listen — als Steuernde, nicht als Ausführende.
• Du arbeitest mit unseren Automatisierungen. Teile des Geschäfts laufen bereits (halb-)automatisiert — z. B. Review-Tracking mit Alert-Mechanismen und schwellenbasierte Nachbestell-Logik. Du erkennst, welche Aufgaben besser von Tools/KI als von Menschen erledigt werden, und treibst diese Verlagerung aktiv voran.
• Du lieferst uns Klarheit statt Klein-Klein. Jeden Morgen erhalten wir von dir einen kompakten Report über den Vortag (siehe unten). Wir wollen den Überblick behalten — ohne in jedem Detail zu hängen.

Beispiel: dein täglicher Morgenreport

1. Erledigte Aufgaben je Teammitglied
2. Aufgetretene Probleme (was, wo, wie kritisch)
3. Optimierungsvorschläge
4. Empfehlungen (z. B. Nachbestellungen, Listing-Maßnahmen)
5. Entscheidungen/Input, die von uns Gründern nötig sind — gebündelt, mit deiner Empfehlung

Das bringst du mit

• Erfahrung als Amazon-FBA-Marketplace-Manager ist essenziell. Du musst kein langjähriger Team-Lead sein — aber du solltest schon einmal einen Amazon-Account betreut haben. Nur mit dieser Praxis kannst du die wiederkehrenden Aufgaben richtig einschätzen, erklären, dokumentieren, automatisieren und kontrollieren.
• Strukturiert bis ins Detail. Klare Abläufe, Ordnung und Nachvollziehbarkeit sind dein Naturzustand. Du sorgst dafür, dass nichts durchrutscht.
• Bock auf das Management der Aufgaben. Dich reizt nicht das Selbermachen, sondern dass alles sauber organisiert läuft und jede:r im Team weiß, was wann zu tun ist.
• Eigenständig und proaktiv. Du wartest nicht auf Anweisungen — du erkennst, was zu tun ist, und triffst Entscheidungen im definierten Rahmen.
• Tool-affin: sicher in Asana (oder vergleichbarem PM-Tool) und idealerweise mit Helium 10, Keepa, Google Sheets/Excel. Offenheit für Automatisierung und KI-gestützte Workflows.
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (Team und Hersteller sind international).

Nice to have

• Erfahrung in der Führung oder Koordination kleiner (Remote-)Teams
• Erfahrung mit Multi-Marketplace-Setups (DE/UK/FR/US)
• Grundverständnis für Produkt-Compliance (z. B. MDR, BPR/CLP) — du musst kein Jurist sein, aber Risiken erkennen
• Erfahrung im Aufbau von Automatisierungen oder im Arbeiten mit KI-Tools

Was wir bieten

• Echte Ownership. Du steuerst den Account und das Team — nicht ein Gründer über deine Schulter.
• Teilzeit mit flexibler Zeiteinteilung. In der Aufbauphase zeitintensiver, danach schlanker Steuerungsaufwand.
• Bonuszahlungen für echte Entlastung. Automatisierst du Prozesse und holst uns Gründer spürbar aus dem Operativen, profitierst du davon — gekoppelt an konkrete Meilensteine.
• Direkter Draht zu den Gründern bei strategischen Entscheidungen, volle Freiheit im Operativen.
• Remote-Arbeit mit einem international verteilten Team.
• Ein Unternehmen im Wachstum mit etablierten Marken und Raum, deine eigene operative Handschrift zu hinterlassen.

So bewirbst du dich

Schick uns:

1. einen kurzen Überblick über einen Amazon-Account, den du betreut oder gesteuert hast — was war vorher, was nachher?
2. ein Beispiel für einen Prozess/SOP, den du aufgebaut oder dokumentiert hast,
3. deinen frühestmöglichen Start.

Kein Standard-Anschreiben nötig. Wir wollen sehen, wie du denkst.