Buchhaltung Outsourcen: 6 wichtige Fakten

Bist du in deinem Unternehmen derjenige, der die Finanztransaktionen kontrolliert? Wachsen dir die ganzen Buchhaltungsaufgaben wie Steuererklärungen, Gehaltsabrechnungen, Quittungen, Belege, Rechnungen und Tabellenkalkulationen manchmal über den Kopf? Dann denke einmal über Buchhaltung outsourcen nach!

Das Outsourcing der Buchhaltung ist dann sinnvoll, wenn man vor allem Zeit sparen möchte. Doch es steckt noch mehr dahinter: viele Unternehmen lagern ihre Buchhaltungsfunktionen an spezialisierte Fachleute aus, um ihren Cashflow zu optimieren, die Gesamtzykluszeit ihrer Prozesse zu verkürzen und die rentabelsten und unrentabelsten Produktlinien für künftige Expansionspläne zu identifizieren.

Lohnt es sich also für dein Unternehmen, vielleicht speziell wenn du ein Gründer bist, die Buchhaltung auszulagern? Dieser Frage gehen wir hier auf den Grund:

Was bedeutet Buchhaltung outsourcen?

Die Auslagerung (Englisch: Outsourcing) der Buchhaltung ist eine relativ einfach zu verstehende Idee. Anstelle eines eigenen Buchhaltungsteams beauftragst du eine dritte Organisation mit der Verwaltung der finanziellen Geschäftsangelegenheiten – dazu zählen beispielsweise Lohnbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung oder Finanzberichterstattung.

Was ist Outsourcing der Buchhaltung? Es ist wichtig zu verstehen, dass Buchhaltung outsourcen nichts Ungewöhnliches ist, ganz im Gegenteil. Immer mehr Unternehmer engagieren einen unabhängigen Buchhalter, um Ihre Compliance und Ihre Konten zu verwalten, anstatt dies selbst zu tun.

Buchhaltung outsourcen und auslagern: Was man beachten muss

Wenn du dich für das Outsourcing deiner Buchführung und (Lohn) Buchhaltung entschieden hast, musst du dich auf die Suche nach einer Firma, einer Assistenz (z.B. Administrativer Assistent) oder einem Dienstleister machen, dem du vertraust, der deinen Zielen entspricht, aber vor allem deine Anforderungen und Kriterien erfüllt.

Wir sind grundsätzlich der Meinung, dass Qualität und Effizienz beim Outsourcing von Rechnungswesen und Finanz-Buchhaltung an erster Stelle stehen sollten. Auch die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber senken ist ein wichtiger Aspekt. Es gibt jedoch noch einige weitere wichtige Fakten zu berücksichtigen:

• Outsourcing-Dienstleister Check: Prüfe, ob die erforderliche Erfahrung, Professionalität und Qualifikation vorhanden ist, wie der Ruf ist (Bewertungen, Referenzen), sowie die Fähigkeit, qualitativ hochwertige und konsistente Ergebnisse zu bringen.

• Analysiere dein derzeitiges Buchhaltungssystem und finde heraus, wo dessen Grenzen sind. Definiere dann mit der externen Buchhaltung die Anforderungen und den Umfang der Arbeit. Dies ist überaus wichtig, denn die meisten Outsourcing-Projekte scheitern an unklaren Anforderungen und einer unzureichenden Spezifikation des Aufgabenbereichs.

• Das Thema Datensicherheit: Viele Unternehmer zögern, externe Buchhaltungsdienste in Anspruch zu nehmen, weil sie sich Sorgen um die Sicherheit ihrer Buchhaltungsdaten machen. Wie bei jedem internen Team musst du auch beim Datenschutz äußerste Vorsicht walten lassen.

Buchhaltung auslagern Kosten

Jeder externe Buchhaltungs-Dienstleister hat seine eigene Zahlungsstruktur – manche rechnen nach Stunden ab, andere nach längeren Zeiträumen, oder manche sogar nach Dokumentenanzahl. Wähle den Service, der deinen Anforderungen und deinem Budget am besten entspricht und welcher das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Die GmbH Buchhaltung selber machen funktioniert? Nun das kommt auf die Größe deiner Unternehmung an. Es kann funktionieren, bringt aber viele Stunden Arbeit mit sich. Überlege statt dessen, das notwendige Accounting an externe Fachleute zu übertragen und dich auf das nachhaltige Wachstum deines Unternehmens zu konzentrieren.

Vor- und Nachteile Outsourcing Buchhaltung

Es gibt viele Vor- und Nachteile, du du miteinander abwägen musst. Wenn du die Buchhaltung deines Unternehmens auslagern willst, sind die folgenden Vorteile die wichtigsten, die für alle Unternehmen gelten, unabhängig von ihrer Größe oder Branche:

Kostenvorteile beim Outsourcen

Die Buchhaltung outsourcen ist dann besonders attraktiv, wenn Geld gespart werden kann. Dies geschieht auf verschiedene Weise, z. B. durch die Minimierung der Kosten für die Einstellung eines eigenen Accounting-Teams und durch den vermehrten Fokus auf dein Kerngeschäft.

Denn man darf nicht vergessen: wenn du Gehälter für festangestellte Mitarbeiter zahlen musst, musst du Sozialleistungen mit einkalkulieren. Diese Kosten können die Betriebskosten schnell in die Höhe treiben, so dass ein internes Buchhaltungsteam mehr Aufwand macht, als es vielleicht wert ist.

Skalierbarkeit durch Outsourcing

Der Wert einer ausgelagerten Buchhaltung wird in erster Linie durch ihre Skalierbarkeit bestimmt. Achte bei der Suche nach einer externen Buchhaltung auf die folgenden Punkte:

• Wie hoch ist der Automatisierungsgrad des externen Dienstleisters? Je höher der Automatisierungsgrad, desto wahrscheinlicher die erfolgreiche Skalierung deines Unternehmens.

• Externe Rechnungswesen-Unternehmer mit gut definierten Skalierungsprozessen und evtl. sogar einem Controlling-Master können eine breite Palette von Dienstleistungen anbieten. Wenn sie über die Infrastruktur verfügen, um prozessgesteuerte Lösungen zu implementieren, bist du auf der Siegerstraße!

Expertenwissen durch das Outsourcen

Möglicherweise kannst du durch den Outsourcing Prozess fachkundige Wirtschaftsprüfer und Buchhalter mit besserem Fachwissen zu niedrigeren Kosten engagieren. Denn Tatsache ist: um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu sein, müssen die externen Dienstleister ihre Fähigkeiten ständig beweisen und ihre Zertifizierungen erneuern. Sie haben optimalen Zugang zu Schulungen und Kursen, die sie regelmäßig besuchen.

Fazit Buchhaltung Outsourcen: Mehr Kapazitäten, mehr Unabhängigkeit

Die Buchführung auszulagern bedeutet vor allem frei werdenden Kapazitäten und verstärkte Unabhängigkeit. Das Outsourcing hat diesen Wandel angenommen und wird für viele innovative Unternehmer schnell zu einer wichtigen Wachstumsstrategie. Sie können viel Zeit und Ressourcen sparen und erhalten gleichzeitig wichtige finanzielle Daten, die das Wachstum des Unternehmens unterstützen.

Externe Buchhaltungs-Experten oder Steuerberater werden ihre eigene Infrastruktur problemlos in dein Unternehmen integrieren und dir die Skalierbarkeit und Automatisierung bieten, die dein Unternehmen benötigt. Wenn du den Anbieter mit Bedacht wählst, kannst du ziemlich zuversichtlich sein, dass das Buchhaltung outsourcen die richtige Entscheidung war.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Buchhaltung Outsourcen

Was kostet eine externe Buchführung?

Eine externe Buchführung kostet je nach Dienstleister, Branche und Umfang der Arbeit unterschiedliche (Stunden-) Beträge.

Wie lauten die drei Arten der Buchführung?

Die drei Arten der Buchführung lauten Finanzbuchhaltung (Bilanzierung, Gewinn- und Verlustrechnung), Debitorenbuchhaltung (Kundenforderungen) und Kreditorenbuchhaltung (Lieferantenverbindlichkeiten).

Wer macht externe Buchführung?

Die externe Buchführung macht ein Steuerberater, Lohnbuchhalter oder Wirtschaftsprüfer.

Wann lohnt es sich für ein Unternehmen Outsourcing?

Für ein Unternehmen lohnt sich Outsourcing, wenn so viel Zeit gespart wird, dass der Ertrag aus dem Kerngeschäftsbereich größer ist.