Der Einstieg in die Virtuelle Assistenz: Erfahrungen und Ratschläge für Arbeitgeber!

Das heutige digitale Zeitalter kennzeichnet sich dadurch, dass künstliche Intelligenz, Weiterentwicklung von Computersystemen und maschinelles Lernen in rasantem Tempo wachsen. Die Branche der virtuellen Assistenten bildet da keine Ausnahme. Die Zahl der Personen, die aus der Ferne für Arbeitgeber „remote“ arbeiten und in die virtuelle Assistenz einsteigen, steigt von Jahr zu Jahr weiter an. Diese Assistenten und Assistentinnen tragen mittlerweile maßgeblich zur Effizienzsteigerung von Unternehmen bei, indem sie alles von der Dateneingabe bis zum Social-Media-Management und darüber hinaus erledigen.

In folgendem Artikel fassen wir die wichtigsten Informationen unseres Interviews mit Patrizia Oppen zusammen, einer virtuellen Assistentin, die seit über sieben Jahren Virtuelle Assistenz Erfahrungen aufweisen und viel zum Thema Virtuelle Assistenz Einstieg erzählen kann. Sie bietet mittlerweile selbst Coachings zum Thema Virtuelle Assistenz für Arbeitgeber an und hat weitreichende Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Unternehmen verschiedener Größen und Branchen. Sie gibt Arbeitgebern, die eigene virtuelle Assistenten einstellen oder mit diesen zusammenarbeiten möchten, nützliche Ratschläge.

Könnten Sie uns kurz erklären, was eine Virtuelle Assistenz ist?

„Virtuelle Assistenz ist der Überbegriff für Assistentinnen und Assistenten, die als externe Dienstleister, Freiberufler oder Freelancer für Unternehmen tätig sind, aber nicht am Standort des Unternehmens arbeiten, also standortungebunden sind. Und für meist wesentlich günstigere Konditionen als Festangestellte arbeiten.

Beispielsweise Auswanderer, die in Deutschland gelebt haben und weiterhin für deutsche Unternehmen arbeiten möchten. Denn oft ist es für im Ausland lebende dann eben ein guter Stundensatz, wenn sie dafür mit deutschen Konditionen entsprechend bezahlt werden.“

Welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Assistenz, und welche Erfahrungen sind für den Einstieg in die virtuelle Assistenz wichtig?

„Das kommt ganz auf das Unternehmen an. Wenn es um Marketing geht, muss die Virtuelle Assistenz Erfahrungen in Marketingstrategie aufweisen können. Geht es um Social Media, muss sie zeigen, dass sie darin Erfahrungen hat. Virtueller Assistent werden heißt verstehen können, welche Ziele das Unternehmen verfolgt, sich also tatsächlich in das Unternehmen hinein versetzen zu können. Kein Unternehmen braucht jemanden der einfach nur behauptet, jetzt als virtueller Assistent selbstständig zu sein oder genau jetzt einsteigen zu wollen.

Arbeitgeber brauchen Experten im jeweiligen Arbeitsbereich, möglichst mit guten Referenzen. Grundsätzlich übernehmen virtuelle Assistentinnen und Assistenten jegliche Aufgaben, die remote durchgeführt werden können, also nicht die physische Präsenz am Unternehmenssitz erfordern. Dies können beispielsweise Kundensupport am Telefon, Übersetzungen, Texte erstellen, Chatservice, Email- und Newsletter-Tätigkeiten, Social Media Management, Reiseplanungen, Rechnungsstellung, Buchhaltung etc. sein.“

Was ist das Wichtigste, was Arbeitgeber über den Einstieg in die virtuelle Assistenz wissen sollten?

„Das Wichtigste ist, dass die Verständigung klappt und beide Seiten wissen, was voneinander erwartet wird. Wenn virtuelle Assistenten nicht wissen, wie Online-Marketing funktioniert, wenn sie die Marketingstrategie des Arbeitgebers nicht verstehen, wenn sie nicht wissen, wie man Inhalte schreibt, wie man Newsletter erstellt, wie man Werbebriefe verfasst, wie man Beiträge in den sozialen Medien verfasst, all das würde dazu führen dass sie keine gute Arbeit leisten werden.

Der Arbeitgeber fragt sich vielleicht: Ist Callcenter im Ausland eröffnen sinnvoll? Wenn er sich dagegen entscheidet, kommen wieder virtuelle Assistenten ins Spiel, die vielleicht kostengünstiger sind. Virtuelle Assistenten verfügen sicherlich nicht immer über das gleiche Fachwissen wie der Arbeitgeber. Sie verfügen nicht immer über das gleiche Marketingwissen. Also müssen beide Seiten versuchen, so schnell und umfassend wie möglich voneinander zu lernen und sich aufeinander abzustimmen.“

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Was muss das Unternehmen beim Einstieg in die Virtuelle Assistenz noch beachten?

„Den richtigen virtuellen Assistenten zu finden, kann eine kleine Herausforderung sein, weil es relativ viele Anbieter gibt. Ich empfehle, dass das Unternehmen, das virtuelle Assistenz-Jobs zu vergeben hat, genauso vorgeht, als ob es jemanden in einem stationären Büro einstellen würde. Also vor allem darauf achten, dass die Virtuelle Assistenz schon Erfahrungen sammeln konnte und dies belegen kann. Denn es ist nachvollziehbar, dass Sie als Arbeitgeber bessere Erfahrungen mit einer virtuellen Assistentin machen werden, die diese Tätigkeit bereits seit fünf Jahren ausübt, als mit jemandem, der diese Tätigkeit erst seit einem Jahr ausübt. Zudem sind branchenspezifische Erfahrungen natürlich immer von Vorteil.“

Was sind Ihrer Ansicht nach die wichtigsten Vor- und Nachteile der virtuellen Assistenz?

„Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten hat denke ich wesentlich mehr Vorteile für ein Unternehmen als Nachteile. Schaut man sich speziell einmal die Kostenersparnis hinsichtlich Festanstellung an, vor allem wenn die virtuelle Assistentin im Ausland arbeitet. Oder die Zeitersparnis, so dass sich der Arbeitgeber besser auf andere Dinge konzentrieren kann. Ich glaube auch, dass durch das Outsourcing mehr Flexibilität vorhanden ist und die virtuelle Assistenz mehr Fachwissen in das Unternehmen bringt, von dem man profitieren kann.

Zudem sind VA’s üblicherweise extrem motiviert, da sie selbstständig sind. Als Nachteile möchte ich anmerken, dass es am Anfang aufwendig sein kann, der virtuellen Assistenz die Aufgabe(n) und die Unternehmensstruktur verständlich zu machen. Auch ist die Kontrolle der vereinbarten Zeitpläne notwendig, insbesondere wenn der VA in einer anderen Zeitzone arbeitet. Und dass kein persönlicher Kontakt zum virtuellen Assistenten besteht, nur mittels digitaler Medien, kann bisweilen als Nachteil betrachtet werden.“

Wo findet man die besten Virtuellen Assistentinnen und Assistenten?

„Nun, die findet man am besten im Internet. Arbeitgeber fangen damit an, online nach entsprechenden Webseiten für virtuelle Assistenten zu suchen. Das Angebot ist groß und es gibt eine Menge Seiten, die virtuelle Assistenten und ihre Fachgebiete auflisten. In der Regel finden Sie auf diesen VA-Webseiten auch Bewertungen von anderen Unternehmern, die mit den virtuellen Assistenten zuvor schon gearbeitet haben.

Als gute Beispiele möchte ich hier Upwork.com und Freelancer.com (international) oder Osourced.is (deutschsprachiger Raum) anführen. Eine weitere Idee wäre es, den virtuelle Assistenz Job in den sozialen Medien auszuschreiben. Wenn der Arbeitgeber schließlich jemanden gefunden hat, der die gewünschten Aufgaben erledigen kann und über ausreichend virtuelle Assistenz Erfahrungen verfügt, werden die Verträge zur virtuellen Assistenz-Anstellung abgeschlossen und mit der Arbeit begonnen.“

Häufig gestellte Fragen zu Virtuelle Assistenz Einstieg und Erfahrungen