Virtuelle Assistenz der Geschäftsleitung – Schwerpunkt Organisation & Operations (zunächst Teilzeit, später Vollzeit möglich)

Stellenbeschreibung

Ich suche für mein südafrikansiches Unternehmen eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung, die mir wirklich den Rücken freihält. Jemand, der mir Alltagsaufgaben abnimmt – Termine koordinieren, Kundentermine ausmachen, Recherchen übernehmen, Flüge buchen und all den Kram erledigen, der mich von der eigentlichen Arbeit abhält.

Du sollst nicht nur ausführen, sondern mitdenken. Ich suche jemanden, der es liebt, Systeme zu entwickeln, Abläufe zu optimieren und die Struktur mit mir weiterzuentwickeln, um damit das Unternehmen skalierbar zu machen. Du musst diesen technischen Teil nicht komplett selbst umsetzen. Wenn wir Freelancer brauchen, koordinierst du das briefen, nachhalten, und sicherstellen, dass die Ergebnisse stimmen.

Kurz: Ich brauche eine erwachsene, souveräne Assistenz, die selbstständig denkt, Entscheidungen treffen kann und nicht darauf wartet, dass ich jede Kleinigkeit erkläre. Dafür bekommst du auch viel Freiheit und Verantwortung.

Deine Aufgaben:
• Termin- und Kalenderorganisation
• Kundentermine koordinieren
• Recherchen durchführen und Informationen aufbereiten
• Abläufe und Strukturen mitentwickeln und optimieren
• Systeme aufbauen bzw. weiterentwickeln
• Freelancer koordinieren (Briefing, Nachhalten, Qualitätssicherung)
• Allgemeine Büro-und organisatorische Aufgaben
• Wöchentliche Abstimmung
• Teilnahme an zwei Online-Abendterminen im Monat (falls nötig)

Dein Profil:
• Sehr gute Deutsch und Englsichkenntnisse
• Strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude an Organisation, Systemen und Prozessoptimierung
• Erfahrung in Assistenz, Administration oder Operations
• Selbstständiges Denken und souveräner Umgang mit Verantwortung
• Digitale Tools sind für dich selbstverständlich oder schnell erlernbar
• Klare, professionelle Kommunikation

Konditionen
• Teilzeit: 10–15 Stunden pro Woche,
• Start: Mitte Januar oder 1. Februar
• Arbeit ausschließlich remote
• Langfristige Zusammenarbeit gewünscht

Bewerbung

Bitte sieh dir zunächst meine Website an unter *** und sende mir bei Interesse deinen Lebenslauf und ein kleines Video. Beantworte darin bitte diese drei Fragen:

1. Was erwartest du von mir als Chefin, damit du dich rundum wohlfühlst?
2. Wie und wo denkst du, kannst du dich am besten einbringen?
3. Was möchtest du gerne in 3 Jahren erreicht haben?

Ich freue mich, dich kennenzulernen.

Herzliche Grüße,
Conny Schumacher