Executive Assistant & Projektbetreuung (m/w/d) – Remote, Teilzeit, deutschsprachig / CH- Deutsch

Stellenbeschreibung

Über uns
Wir sind eine Schweizer Strategie- und Markenberatung. Wir begleiten Schweizer KMU als unternehmerischer Partner beim Skalieren – nicht mit Folien, sondern mit Umsetzung. Parallel bauen wir ein eigenes, produktisiertes Angebot auf: ein standardisiertes Vertriebs- und Marketingsystem (Funnel, CRM, Automation, Content), das wir für mehrere Kunden gleichzeitig betreiben. Kleines Team, kurze Wege, hohes Tempo.

Deine Rolle
Du bist die rechte Hand des Gründers und CEO. Du sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt: Termine, Fristen, Post, E-Mails, Zusagen. Du hältst ihn verbindlich – auch dann, wenn er gerade in drei Themen gleichzeitig steckt. Dazu übernimmst Du nach und nach operative Projektaufgaben.

Kaufmännisch & Administration

• Eingehende Post (digital gescannt) sichten, einordnen, Handlungsbedarf erkennen
• Fristen, Rechnungen und Termine im Blick behalten und rechtzeitig erinnern
• Unterlagen strukturiert an unsere Treuhänderin weiterleiten und Rückfragen koordinieren
• Telefonische Abklärungen mit Behörden, Versicherungen und Dienstleistern
• Ablage und Dokumentation sauber halten

Executive Assistance

• Kalender führen, Termine vereinbaren und vorbereiten
• Posteingang im Auge behalten: priorisieren, vorbereiten, nachfassen
• Offene Punkte und Zusagen nachverfolgen – Du bist das Gedächtnis
• Wöchentliches Meeting vorbereiten: Was ist erledigt, was ist offen, was braucht eine Entscheidung

Projektbetreuung

• Kundenprojekte organisatorisch begleiten: Aufgaben, Deadlines, Abstimmungen
• Koordination mit Kunden, Freelancern und Partnern
• Pflege von Projektboards, CRM und Kontaktlisten
• Unterstützung beim Aufbau von Kampagnen, Landingpages und Content (Briefings, Checklisten, Qualitätskontrolle)
• Protokolle, Zusammenfassungen, Nachfassen nach Meetings

Was Du mitbringst

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, schriftlich und mündlich (Schweizerdeutsch verstehen ist ein grosses Plus)
• Erfahrung als Assistenz, im Office-Management oder in der Projektkoordination
• Selbstständige, proaktive Arbeitsweise – Du wartest nicht auf Anweisungen, Du fragst nach und lieferst
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicher im Umgang mit Google Workspace / Microsoft 365, Projekt-Tools und CRM
• Freude an Struktur und daran, andere entlastet zu sehen
• Erfahrung mit Schweizer Behörden, Treuhand oder Buchhaltung ist ein Vorteil

Rahmenbedingungen

• Remote, Teilzeit, Oktober ca. 10-20 Stunden pro Woche, mit Wachstum nach oben
• Erreichbarkeit werktags innerhalb definierter Kernzeiten (MEZ)
• Wöchentliches Meeting per Video
• Kommunikation per WhatsApp (Text und Sprachnachrichten) und E-Mail
• Langfristige Zusammenarbeit gewünscht
• Probezeit mit gemeinsamer Auswertung nach 6 Wochen

Bewerbung
Schreib uns kurz auf Deutsch, warum Du für diese Rolle passt und welche Erfahrung Du mitbringst. Bitte schick zusätzlich eine kurzes Video, in dem Du Dich vorstellst.