Assistenz der Geschäftsführung, in Vollzeit oder Teilzeit, Home Office basiert

Stellenbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung, in Vollzeit oder Teilzeit, Home Office basiert

Ort: Flexibel, Home Office basiert in einer Europa-nahen Zeitzone

Als Assistenz in unserem Team werden Sie eng mit unserem Geschäftsführer in München zusammenarbeiten, der sich als Experte für den Aufbau von Führungsteams für deutsche Unternehmen international einen Namen gemacht hat. Daher werden Sie primär an internationalen Projekten, und als Teil des Beratungsteams Projekte von der Kundenakquise bis hin zur Kandidatenbesetzung umsetzen. Gleichzeitig werden Sie als Assistenz des Geschäftsführers diesen auch in seiner Tagesarbeit unterstützen und auch zusätzliche Projekte zur Unternehmensentwicklung übernehmen.

Aufgaben und Tätigkeiten:

• Unterstützung bei herausfordernden Projekten in der Direktansprache von Fach- und Führungskräften
• Identifikation und Selektion von Zielfirmen und Kandidat:innen, Kontaktaufnahme zu potenziellen Kandidat:innen, Führen telefonischer Interviews
• Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung persönlicher Interviews
• Ansprechpartner:in für unternehmensinterne Geschäftsbereiche und unsere Kund:innen
• Zusätzliche projektbasierte Aufgaben in den folgenden Bereichen selbstständig und auf hohem Qualitätsniveau durchführen: Geschäftsentwicklung, Marketing, Customer Relationship Management (CRM), Kundenservice und internem Personalwesen
• Projekt-Unterstützung durch eigenständige Recherche, Datenerfassung, Analyse und Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Dokumenten- und Datenmanagements
• Unterstützung bei der Organisation und Umsetzung von Projekten zur Unternehmens- und Organisationsentwicklung.
• Kontaktschnittstelle zum Geschäftsführer und Ansprechpartner:in in dessen Abwesenheit
• Vorbereitung und Verwaltung der Korrespondenzen und Besprechungen
• Koordination und Organisation bei Veranstaltungen, Kundenbesuchen, Geschäftsreisen (Flug- und Hotelreservierung, Visumsangelegenheiten, Kostenkontrolle etc.)
• Vorbereitung, Überwachung und Wartung des Bürobetriebs- und Ablagesystems

Anforderungsprofil und Qualifikationen:

• Abgeschlossenes Hochschul- oder FH-Studium
• Kommunikationsstärke, hohes Engagement und Teamfähigkeit
• Fähigkeit, sich rasch auf unterschiedliche Gesprächspartner:innen einzustellen, passende Kandidat:innen zu identifizieren und für ein Interview begeistern zu können
• Freude an der internationalen Recherche in Social Media Netzwerken und Datenbanken
• Sehr gutes Englisch, Deutschkenntnisse von Vorteil sowie sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Tools und dem Internet
• Existierende Branchen- und Geschäftskenntnisse sind von großem Vorteil
• Fähigkeit zur strikten Wahrung der Vertraulichkeit
• Strukturierter Arbeitsstil, der die effektive und effiziente Erfüllung der Arbeitspflichten ermöglicht
• Kundenorientierte Arbeits- und Kommunikationsweise auf hohem Niveau, und selbstsicheres Auftreten
• Ansprechende & Vorstands-taugliche Kommunikation (auf verschiedenen Ebenen) in Schrift und Wort
• Multitasking und analytische Fähigkeiten
• Hohe Sorgfalt und Auge für Details
• Tiefgehendes interkulturelles Verständnis und Neugier
• Erforderliche Sprachkenntnisse: fließend Deutsch, Englisch, und Chinesisch ein Muss; und Spanisch präferiert
• Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten, anständiges Organisationsverhalten, Fähigkeit, intern und extern Brücken zu schlagen
• Professionelle Flexibilität, angepasst an die geschäftlichen Anforderungen
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer relevanten Position