Virtuelle Assistenz finden: Checkliste für den Erfolg

Fühlst du dich bei deiner täglichen Arbeit ständig überfordert? Bist du immer wieder mit zu viel Arbeit konfrontiert, weil du alle Aufgaben gleichzeitig erledigst? Bist du zur gleichen Zeit Accountant, Verkäufer, Vermarkter und der Personalchef deiner Mitarbeiter? Wenn das alles viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt, dann ist es an der Zeit eine virtuelle Assistenz zu finden!

Virtuelle Assistenz finden einfach gemacht!

Eine simple Möglichkeit, dein Aufgabenpensum zu reduzieren, ist das Auslagern / das Outsourcing der Arbeit an virtuelle Assistenten. Aber was genau macht ein virtueller oder persönlicher Assistent? Es handelt sich dabei um Personen, die nicht im Büro, sondern „remote“ arbeiten und über Skills verfügen, die deinen geschäftlichen Anforderungen genügen. Virtuelle Assistenten sind oftmals kostengünstiger und flexibler als fest angestellte Mitarbeiter.

Wird ein virtueller Assistent gesucht, solltest du neben den Kosten immer die Vorteile vor Augen haben. Hier die 5 wichtigsten Vorteile virtueller Assistenz:

• Zeitersparnis: Eine virtuelle Assistentin kann deinen Terminkalender entlasten und sich um die administrativen Aufgaben kümmern, während du dich auf das Wesentliche konzentrierst.

• Reduzierung der Betriebskosten: Freelancer können gezielt nur wenige Stunden pro Woche außerhalb deines Unternehmens eingesetzt werden. So sparst du die Kosten für Büroraumnutzung, Arbeitsplatzausstattung oder die staatlichen Abgaben für Festangestellte.

• Effizienzsteigerung: Mehr Arbeit kann in kürzerer Zeit zu geringeren Kosten erledigt werden.

• Qualität der Dienstleistung: Die virtuelle Assistenz Leistungen werden von Dienstleistern erbracht, die Wert auf ihren guten Ruf legen. Deshalb bemühen sie sich ständig, qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu erbringen.

• Verbesserte Work-Life-Balance: Wenn du als Unternehmer das Gefühl hast, alles wächst dir über den Kopf, dann kann das Finden einer virtuellen Assistenz dafür sorgen, dass du die zu erledigenden Aufgaben besser verteilen kannst.

Wie wähle ich einen passenden Virtuellen Assistent?

Die virtuelle Assistenz Aufgaben, die du vergeben wirst, werden aller Voraussicht nach auch sensibler Natur sein und vertrauensvoll behandelt werden müssen. Wichtig beim Einstieg in die Assistenz ist, so einfach und strukturiert wie möglich vorzugehen! Im Folgenden erfährst du, wie du den Einstellungsprozess so gestaltest, dass du auch wirklich die für dich beste virtuelle Assistentin finden wirst:

• Zeitrahmen: Benötigst du ein festes Teammitglied oder einen Freiberufler, der dir bei einem bestimmten Projekt helfen kann? Willst du z.B. die Buchhaltung outsourcen? Handelt es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle?

• Vergütung und Stundensatz virtuelle Assistenz recherchieren. Im Anschluss Bezahlung pro Stunde (für kleine, unabhängige Aufgaben), Bezahlung pro Projekt (wenn es eine bestimmte Frist gibt) oder Angebot von Monats-/Jahresverträgen (wenn du langfristige Assistenten für verschiedene Aufgaben anstellst)?

• Qualifikationsanforderungen. Welche Fähigkeiten sind für diese Stelle erforderlich? Willst du beispielsweise einen Generalisten einstellen, der ein breites Spektrum an Verwaltungsaufgaben erledigen kann, oder ist es am besten, nach Kandidaten zu suchen, die sich auf Aufgaben wie Buchhaltung oder Online-Recherche spezialisiert haben?

Virtueller Assistent/in gesucht: Die Stellenbeschreibung

Sobald du als innovativer Unternehmer weißt wonach du suchst, muss dies mit den Stellensuchenden (z.B. auch über den firmeneigenen Newsletter) kommuniziert werden. Im Folgenden erfährst du, wie du eine klare, gut strukturierte Stellenbeschreibung für einen virtuellen Assistenten erstellst:

• Die Beschreibung deines Unternehmens: Da es keine Ortsgrenzen gibt, kann deine Stellenanzeige von Menschen aus der ganzen Welt gesehen werden, die dein Unternehmen möglicherweise nicht kennen. Achte darauf, dass du sinnvolle und nützliche Informationen wie Mission und Werte oder eine kurze Beschreibung deines Teams und deiner wichtigsten Kunden angibst.

• Die Beschreibung des idealen Kandidaten: Welche Fähigkeiten neben den typischen Stellenanforderungen werden benötigt, um produktiv zu sein. So ist es z.B. hilfreich, wenn er/sie mit Tools zur Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung wie Slack und Trello vertraut ist. Erwähne auch wichtige Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.

• Die Highlights im virtuelle Assistenz Vertrag: Bietest du zur Aufgabenbewältigung die modernste Technologie? Bezahlst du für Coworking-Spaces? Bietest du völlig flexible, anpassbare Arbeitszeiten? Erwähne alle Vorteile und Vergünstigungen, die die Aufmerksamkeit potenzieller Bewerber auf dich zieht.

• Das Finden virtueller Assistenten ist dort am einfachsten, wo diese online präsent sind. Dies kann in Facebook Gruppen sein, auf Jobbörsen oder auf Webseiten, die darauf abzielen, Arbeitgeber mit virtuellen Assistenten, Freelancer und Freiberuflern zusammenzubringen. In letzterem Fall zahlst du in der Regel eine Gebühr, um Zugang zur Bewerberdatenbank zu erhalten oder deine Stelle auszuschreiben.

Virtuelle Assistenz finden: Test Aufgaben Virtuelle Assistenz vergeben

Bevor du dich endgültig für einen optimierten Outsourcing Prozess und zur Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz im Home Office entschließt, ist es sinnvoll, im Vorfeld einige Testaufgaben zu verteilen. Dies kann Aufschlüsse über das Makro-Verständnis des Kandidaten geben: Werden Zusammenhänge erkannt und versteht er/sie deinen Businessplan? Sind Fähigkeiten zur administrativen Assistenz vorhanden? Virtuelle Assistenz heißt ja nicht zwangsläufig nur zu assistieren, sondern optimalerweise auch das Geschäft zu verstehen!

Eine gute Möglichkeit, Soft Skills wie Organisationstalent oder Detailgenauigkeit zu bewerten, sind Aufgaben, die reale Arbeitsaufgaben simulieren. Bitte die Bewerberin beispielsweise, Optionen für eine Software zu recherchieren, deren Kauf du in Erwägung ziehst. Im Ergebnis sollten verschiedene Produkte unter Berücksichtigung von Preisen und Funktionen analysiert und präsentiert werden. Die besten Kandidaten werden eine detaillierte Liste erstellen, mit der Sie die Optionen leicht vergleichen können.

Fazit: Virtuelle Assistenz finden ist strategisch vorteilhaft

Die perfekt zu deinem Unternehmen passende virtuelle Assistenz finden ist nicht einfach, aber eine äußerst sinnvolle Möglichkeit, sich als gestresster Unternehmer mehr auf die strategischen Unternehmensaufgaben und Wünsche der Kunden zu konzentrieren. Hierbei ist der Prozess von der Suche bis hin zur Auswahl einer klaren, logischen und strukturierten Abfolge unterlegen, welche bei korrekter Anwendung (fast) immer zur erfolgreichen Einstellung führt.

Virtuelle Assistenz finden: Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent kostet in der Regel wesentlich weniger als ein festangestellter Mitarbeiter. Der virtuelle Assistenz Stundensatz wird individuell vereinbart.

Wie viel verdient man als virtueller Assistent?

Man verdient als virtueller Assistent einen individuell mit dem Arbeitgeber verhandelten Stundensatz.

Wie arbeitet eine virtuelle Assistenz?

Eine virtuelle Assistenz arbeitet üblicherweise „remote“ und im Home Office, also nicht in den Büroräumen des Arbeitgebers.

Was muss ich als virtuelle Assistentin können?

Als virtuelle Assistentin muss du mit modernen digitalen Kommunikationsmitteln umgehen und selbstständig arbeiten können.