Fachkraft. CEO-Assistenz: Herausfordernde Position in einem angesehenen Unternehmen der Kreativbranche

Stellenbeschreibung

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Mit über 6 Jahren Erfahrung in der Vermittlung vermitteln wir bei mytalent.io deutschsprachigen Talente und Experten aus der ganzen Welt an unsere Kunden. Unser Fokus liegt darauf, Bewerbern die besten Karrieremöglichkeiten in einem internationalen Netzwerk zu bieten.

Für unseren Kunden, eine inhabergeführte Full-Service-Kreativagentur, die mit einem dynamischen Team die verschiedensten Projekte umsetzt, suchen wir eine Verstärkung als engagierte und erfahrene Assistentin/Assistent für den CEO. Das Unternehmen fungiert als Schnittstelle zwischen Kunden, Produzenten, Außendienst, Point of Sale (POS) und Promotern und trägt die Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf zwischen allen Beteiligten.

Zu deinen Aufgaben zählt unter anderem:

• Terminplanung: Du übernimmst die Verantwortung für die effektive Planung und Organisation des Terminplans des CEO. Dies umfasst die Koordination von internen und externen Terminen, die Berücksichtigung von Reisezeiten und die Einhaltung von Fristen.

• Koordination der Meet-ups: Du bist verantwortlich für die Planung, Organisation und Koordination von Meetings des CEO. Dies beinhaltet die Abstimmung von Terminen, Ressourcen und Teilnehmern sowie die Bereitstellung von relevanten Informationen im Voraus.

• Erstellung von Talking Points und Minutes: Du unterstützt den CEO bei der Vorbereitung von Reden, Präsentationen und anderen wichtigen Unterlagen. Außerdem erstellst du Protokolle während der Meetings und erfasst die wichtigsten Punkte und Entscheidungen.

• Ticketbuchung: Du bist zuständig für die Buchung von Flugtickets, Hotels und anderen Reisevorbereitungen für den CEO und gegebenenfalls für das Team.

• E-Mail-Verwaltung: Du hilfst bei der Vor- und Nachbereitung von E-Mails, verfassen und bearbeiten Korrespondenz und sorgst für eine effiziente Verwaltung des E-Mail-Posteingangs des CEO.

• Kommunikation auf Deutsch (C1 oder C2 Niveau): du verfügst über exzellente Deutschkenntnisse und bist in der Lage, professionelle E-Mails zu verfassen, Korrespondenz zu bearbeiten und komplexe Texte zu verstehen.

• Erreichbarkeit: Du bist während der regulären Arbeitszeiten (9-18 Uhr MEZ) 8 Stunden pro Tag, an 5 Tagen pro Woche erreichbar, um wichtige Anfragen und Aufgaben zeitnah zu bearbeiten.

Requirements

• Versiert in der Microsoft Office Suite: Du kannst mit Word, Excel und PowerPoint und anderen relevanten Softwareanwendungen arbeiten

• Deutschkenntnisse: du beherrschst die Sprache in Wort und Schrift auf fortgeschrittenem Niveau (ab C1).

• Nachgewiesene einschlägige Erfahrung als Assistent/in eines CEO oder anderer Führungskräfte.

• Ein Zertifikat oder ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, Management oder einem verwandten Bereich wäre von Vorteil.

• Zuverlässigkeit: Du erledigst deine Aufgaben gewissenhaft und pünktlich. Der CEO kann sich jederzeit auf dich verlassen.

• Detailverliebtheit: Du hast ein ausgeprägtes Auge für Details und achtes auf Genauigkeit bei der Erstellung von Dokumenten und der Organisation von Informationen.

• Prioritäten setzen und verstehen: Du kannst Prioritäten richtig einschätzen und hast ein gutes Verständnis für die Dringlichkeit von Aufgaben.

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Wenn du dich in diesem Profil wiedererkennen kannst, eine proaktive und verantwortungsbewusste Person bist, die gerne in einem dynamischen und kreativen Umfeld arbeitet, sende uns bitte deine Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!

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