Virtueller Assistent / Allround-Büroassistenz / Projektkoordination (Freelancer, m/w/d)

Stellenbeschreibung

Über uns:
Wir sind ein dynamisches Unternehmen im Bereich Telekommunikation und Bauprojekte, das Wert auf zuverlässige Organisation, effiziente Abläufe und engagierte Unterstützung legt. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine motivierte Allroundkraft, die eigenständig arbeitet, den Überblick behält und Projekte aktiv vorantreibt.

Deine Aufgaben:

• Projekt- & Büroorganisation: Terminplanung, Listenpflege, To-do-Management, Abläufe überwachen

• Kommunikation: Telefonische Erreichbarkeit, Kontakt zu Monteuren, Behörden (z. B. Ausländerbehörde, Gemeinden und Komunen), Nachunternehmern und Zeitarbeitsfirmen

• Projektsteuerung: Auftrags- und Materialmanagement, Werkzeug- und Kleidungbestellungen, Kontrolle von Projektfortschritten

• Verwaltung & Reporting: Belege und Rechnungen erstellen, Auswertungen ziehen, Serienbriefe erstellen

• Personal & Schulung: Bewerbermanagement, Mitarbeitererinnerung („Kindermädchen-Funktion“), Organisation von Schulungen

• Digitale Tools nutzen: Microsoft Word, Excel, Outlook, ChatGPT & andere Tools für Recherche, Dokumentation und Auswertung

• Verhandlungen: Preisgespräche mit Zeitarbeitsfirmen und Lieferanten führen

Dein Profil:

• Erfahrung in Büroorganisation, Projektkoordination oder Assistenz

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

• Kommunikationsstark und durchsetzungsfähig

• Sicherer Umgang mit MS Office (z.B. Word, Excel, Outlook) und modernen Online-Tools

• Verhandlungsgeschick und Organisationstalent

• Deutsch in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil

Wir bieten:

• Arbeitszeiten auf Freelancer-Basis

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung

• Möglichkeit, aktiv an Projekterfolgen mitzuwirken

Bewerbung:
Interessiert? Sende uns bitte deine Bewerbung mit Angabe deiner Verfügbarkeit und deines Stundensatzes per E-Mail an ***