Virtuelle Assistenz (w) – Kundensupport & Organisation im Online-Coaching-Business

Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibung | 1-2 Stunden pro Tag | Remote

Für mein wachsendes Premium-Online-Business im Bereich Farb- und Stilberatung suche ich eine zuverlässige, strukturierte und sorgfältig arbeitende virtuelle Assistenz, die uns im täglichen operative Ablauf und Kundensupport unterstützt.

Du sorgst mit Deiner verlässlichen Art dafür, dass Hintergrund-Abläufe reibungslos funktionieren, Kundinnen gut betreut sind und unsere Systeme sauber gepflegt werden – damit ich mich auf Strategie, Coaching und kreative Arbeit konzentrieren kann.

Diese Rolle ist ideal für Dich, wenn Du gerne strukturiert arbeitest, klare Aufgaben schätzt und Freude daran hast, Ordnung und Übersicht zu schaffen – und wenn Du einen respektvollen, wertschätzenden E-Mail-Kontakt mit unseren Kundinnen (überwiegend Frauen zwischen 45 und 65 Jahren) gerne übernimmst.

Ein wertschätzendes, ruhiger, klarer und freundlicher Kommunikationsstil ist mir dabei besonders wichtig.

Deine Aufgaben

Inbox- & Kommunikationsmanagement

• Strukturierung und Organisation meines E-Mail-Postfachs
  • Vorsortieren und Kennzeichnen relevanter Nachrichten
  • Beantwortung administrativer Anfragen nach Vorlage
  • Weiterleitung wichtiger oder sensibler Themen an mich

 Kunden- & Portal-Organisation

• Kundenservice, Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail, Pflege eines freundlichen und lösungsorientierten Kundenkontakts
• Anlage und Pflege neuer Kundinnen in Kurs und CRM Software (Kajabi und Kit)
  • Erste Anlaufstelle bei administrativen Mitglieder- und Zugangsfragen
  • Upload von Webinar-, Kurs- & Masterclass- Aufzeichnungen von Zoom ins Kursportal, Mitgliederportal (Squarespace) und auch auf Youtube
  • Weiterleitung wichtiger Themen an mich

Administration & Datenpflege

• Pflege von Kalendern (Google Kalender) und Kundendaten
  • Erfassung und Aktualisierung von Bestellungen
  • Strukturierte Pflege von Google-Tabellen

Was Du mitbringen solltest

• Sehr hohe Zuverlässigkeit
• Strukturierte, ruhige Arbeitsweise
• Aufmerksamkeit für Details
• Freude an Ordnung und Systeme
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift
• Souveräner, wertschätzender Umgang in der schriftlichen Kommunikation
• Eigenständiges Arbeiten innerhalb klar definierter Prozesse

Technische Kenntnisse

Erfahrung mit folgenden Tools ist hilfreich – kann jedoch bei entsprechender Lernbereitschaft eingearbeitet werden:

• E-Mail-Programme (Gmail)
  • Google Drive & Google Tabellen
  • Microsoft Word & Excel
  • Kajabi & Squarespace (Kurs- und Mitgliederplattforme)
  • Kit (E-Mail-Marketing-System)
  • Canva
  • Dropbox

Wichtig ist vor allem eine schnelle Auffassungsgabe und Freude am sicheren Umgang mit digitalen Tools.

Rahmenbedingungen

• Start: circa. 10 Stunden pro Woche
  • Arbeitszeiten flexibel, im Regelfall arbeitest du etwa 1-2 Stunde pro Tag. Uns ist wichtig, dass Anfragen täglich beantwortet werden, damit sie nicht mehrere Tage liegen bleiben.
  • Keine Abend- oder Wochenendverpflichtung
  • Keine permanente Erreichbarkeit erforderlich
  • Remote
  • Langfristige Zusammenarbeit erwünscht

Bewerbung

Wenn Du Dich angesprochen fühlst, sende mir at jennifer(@)jennifervonschwerin.com bitte:

• Eine kurze Vorstellung von Dir
  • Deinen bisherigen beruflichen Hintergrund
  • Deine Verfügbarkeit pro Woche
  • Und beantworte bitte folgende Frage: Was bedeutet für Dich „strukturierte Arbeitsweise“ ganz konkret im Alltag.
• Bitte schreibe in den Betreff Deiner E-Mail das Wort: Struktur.

Ich freue mich auf Deine Bewerbung.