Virtuelle Assistenz (VA) für Fördermittel-Prozessmanagement

Beschreibung:
Wir suchen eine zuverlässige Virtuelle Assistenz (VA), die unsere standardisierten BAFA-Förderprozesse operativ begleitet. Es geht nicht um Beratung, sondern um die vollständige Abwicklung nach klaren Vorgaben und SOPs.

Du bist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des gesamten Förderprozesses und übernimmst die Kommunikation mit den Kunden, das Einholen von Unterlagen, das Erstellen und Einreichen von Anträgen sowie die Dokumentation in unseren Systemen.

Deine Aufgaben:

• Förderfähigkeit prüfen und Fristen überwachen

• Willkommens-E-Mail an Kunden senden

• Kundenformulare und Vollmachten einholen

• Online-Anträge in Förderportalen vorbereiten und einreichen

• Bescheide prüfen und dokumentieren

• Verträge vorbereiten und nachhalten

• Rechnungen erstellen und Zahlungseingänge tracken

• Beratungsberichte und Unterlagen zusammenstellen (nach Vorlage)

• Verwendungsnachweise erstellen, einholen und hochladen

• Kommunikation mit Kunden per E-Mail (Vorlagen vorhanden)

• Sicherstellen, dass alle Prozessschritte vollständig abgeschlossen werden

Anforderungen:

• Erfahrung als VA oder im Prozessmanagement

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit Google Drive und gängigen Online-Tools

• Erfahrung in formalen Prozessen und Fristenkontrolle

• Strukturierte, prozessorientierte und zuverlässige Arbeitsweise

• Erfahrung mit ClickUp oder vergleichbaren Tools von Vorteil

• Schnelle Auffassungsgabe und Genauigkeit

Wir bieten:

• Klare SOPs und Vorlagen für jeden Arbeitsschritt

• Ein eingespieltes Team mit klarer Rollenverteilung

• Flexible, ortsunabhängige Arbeit

• Faire Vergütung auf Stunden- oder Projektbasis

Vergütung:
Zwischen 3,5 € und 9,5 € pro Stunde, abhängig von Erfahrung und Qualifikation. Teilzeit (20h/Woche) oder Vollzeit (40h/Woche) möglich.

So bewirbst du dich:
Sende uns eine kurze Vorstellung zu deiner Erfahrung im Bereich Förderprozessmanagement oder virtueller Assistenz. Teile bitte konkrete Beispiele, wo du formale Prozesse, Anträge oder Kundenkommunikation eigenständig betreut hast.