Stellenbeschreibung

Ich betreibe ein Ingenieurbüro für Bauphysik in Deutschland und suche eine zuverlässige virtuelle Assistenz, die mich bei Organisation, Projektmanagement und administrativen Aufgaben unterstützt.

Ich bin häufig unterwegs und stark ausgelastet. Daher suche ich eine Person, die den Büro- und Projektablauf strukturiert unterstützt und eigenständig organisiert.

Die Zusammenarbeit ist langfristig geplant und basiert auf Vertrauen, Zuverlässigkeit und eigenständigem Arbeiten.

Aufgabenbereiche

Organisation & Projektmanagement

• Projekte in Trello anlegen und strukturieren

• Terminplanung und Abstimmung mit Kunden

• Aufgabenplanung und Nachverfolgung von Projekten

• Unterstützung bei der Strukturierung von Arbeitsabläufen

Backoffice & Assistenz

• Organisation von E-Mails und Projektunterlagen

• Internetrecherche (Produkte, Anbieter, technische Informationen)

• Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten

• Kommunikation und Abstimmung mit Projektpartnern

Technische Unterstützung (nach Einarbeitung möglich)

• Erstellung einfacher 3D-Modelle in SketchUp

• Vorbereitung von Gebäudemodellen / Faltmodellen

• Unterstützung bei einfachen bauphysikalischen Vorarbeiten

Je nach Interesse und Fähigkeiten kann sich der Schwerpunkt vom Backoffice stärker in den technischen Bereich entwickeln.

Anforderungen

• fließende Deutschkenntnisse (sehr wichtig)

• Englischkenntnisse von Vorteil

• sehr gute Organisationsfähigkeit

• strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

• Fähigkeit, mitzudenken und Prozesse zu verbessern

• hohe Vertrauenswürdigkeit (Umgang mit Kundendaten)

• Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. Trello, Projektmanagementtools)

• Interesse an technischen Themen / Bauphysik

• Bereitschaft, sich in SketchUp oder technische Aufgaben einzuarbeiten

Arbeitszeit

• Teilzeit (ca. 4–5 Stunden täglich)

• entweder vormittags oder nachmittags

• vollständig remote / online

Technische Voraussetzungen

• stabiler Internetanschluss

• Headset für Telefonate

• ruhige Arbeitsumgebung

Zusammenarbeit

Ich suche eine langfristige Zusammenarbeit mit einer zuverlässigen Person, die aktiv hilft, den Büro- und Projektablauf effizient zu organisieren.

Bewerbung

Bitte senden Sie mir:

• kurze Vorstellung

• relevante Berufserfahrung

• verfügbare Arbeitszeiten

• gewünschter Stundenlohn