Virtuelle Assistenz (Remote, 1 bis 2 Stunden täglich)

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine zuverlässige virtuelle Assistenz zur Unterstützung eines Geschäftsführers im täglichen operativen Ablauf. Die Position ist vollständig remote und umfasst etwa 1 bis 2 Stunden pro Tag.

Die Rolle eignet sich besonders für strukturierte Persönlichkeiten, die gerne organisieren, priorisieren und Dinge zuverlässig erledigen.

Aufgabenbereiche

• Kalender und Terminmanagement
• Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers
• Erinnerungen an Meetings, Deadlines und To Dos
• Vorbereitung von Terminen oder benötigten Informationen
• E Mail Management
• Sichtung und Strukturierung des Posteingangs
• Weiterleitung wichtiger E Mails
• Beantwortung einfacher Anfragen
• Löschen oder Archivieren irrelevanter Nachrichten
• Organisation und persönliche Assistenz
• Änderung oder Stornierung von Hotel oder Restaurantreservierungen
• Recherche und organisatorische Unterstützung bei verschiedenen Themen
• Allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Shop und Kundenservice
• Betreuung eines Online Shops, in dem Karten verkauft werden
• Kommunikation mit Kunden bei Fragen oder Anliegen
• Bearbeitung von Bestellungen oder Supportanfragen
• Buchhaltungsvorbereitung
• Sammeln und Strukturieren von Rechnungen und Belegen
• Upload der Belege in DATEV
• Struktur und Organisation
• Unterstützung eines sehr ideenreichen Geschäftsführers dabei, Aufgaben zu strukturieren und Prioritäten zu setzen
• Überblick über offene Punkte behalten und nachfassen

Anforderungen

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Freundliche Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern
• Englischkenntnisse sind von Vorteil