Virtuelle Assistenz (m/w/d) – Schadenmanagement / Versicherungsschäden (Remote)

Stellenbeschreibung

Zur operativen Entlastung im Objektmanagement suchen wir eine zuverlässige virtuelle Assistenz für das Schadenmanagement & Versicherungsschäden. Sie steuern Schäden strukturiert über ein Ticketsystem – von der Meldung bis zur Wiederherstellung.

Ihre Aufgaben (End-to-End im Ticketsystem)

• Erfassung eingehender Schadenmeldungen (E-Mail/Anruf/Portal) und Anlage im Ticketsystem

• Strukturierte Schadenprüfung (Plausibilität, Zuständigkeit, Dringlichkeit, Unterlagenlage)

• Anforderung fehlender Informationen (Fotos, Protokolle, Kontaktdaten, Zugangssituation)

• Steuerung der Bearbeitung: Handwerker beauftragen, Terminierung, Nachverfolgung

• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement (inkl. Eskalation bei Verzug)

• Dokumentation aller Schritte im Ticket (lückenlos, nachvollziehbar)

• Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Dienstleistern und – bei Bedarf – Versicherungen

• Abschlusskontrolle: Wiederherstellung, Nachweise, Rechnungen, Ticketabschluss

Was wir erwarten

• Sehr strukturiertes Arbeiten und konsequente Nachverfolgung

• Verlässlichkeit, Diskretion, klare Kommunikation

• Erfahrung in Schaden-/Ticketprozessen, Hausverwaltung, Handwerkerkoordination oder Backoffice ist ein Plus

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Ticketsystemen

• Fähigkeit, nach Prozess und Checkliste zu arbeiten

Was Sie bei uns erwartet

• Klare Abläufe, definierte Standards, kurze Wege

• Planbarer Umfang (ca. 8 Std./Woche) mit langfristiger Perspektive

• Eine Rolle, in der Sie operativ echten Impact haben und Prozesse sauber halten

Bewerbung

Bitte senden Sie uns kurz:

• 3–5 Sätze zu Ihrer relevanten Erfahrung (Tickets, Schäden, Koordination, Fristen)

• Ihre Verfügbarkeit (Wochentage/Zeitslots)

• Bestätigung, dass Sie ca. 8 Std./Woche verlässlich abbilden können

Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, Fälle sauber zu Ende bringen und Verbindlichkeit Ihr Standard ist, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.