Virtuelle Assistenz (m/w/d) – Schadenmanagement & operative Fallsteuerung Hausverwaltung (Remote, ca. 15 Std./Woche)

Stellenbeschreibung

Sie verantworten die strukturierte Steuerung von Schadensfällen und Service-Tickets im operativen Tagesgeschäft. Ihr Fokus liegt auf klarer Prüfung, stringenter Koordination und lückenloser Dokumentation, mit dem Ziel, jeden Vorgang effizient, nachvollziehbar und vollständig zum Abschluss zu bringen.

Ihre Kernaufgaben

• Strukturierte Erstprüfung eingehender Schadensmeldungen (Plausibilität, Zuständigkeit, Dringlichkeit, Unterlagenlage)
• Aktives Einfordern fehlender Informationen (z. B. Fotos, Protokolle, Kontaktdaten, Zugangssituationen)
• Operative Steuerung der Bearbeitung: Beauftragung von Dienstleistern, Terminabstimmung, Nachverfolgung
• Konsequentes Fristen- und Wiedervorlagenmanagement inkl. Eskalation bei Verzögerungen
• Lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Schritte im Ticketsystem
• Professionelle Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern und ggf. Versicherungen
• Abschlusskontrolle: Sicherstellung der Wiederherstellung, Prüfung von Nachweisen und Rechnungen, sauberer Ticketabschluss

Ihr Profil

• Strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Prozessverständnis und Fähigkeit, Fälle stringent zu priorisieren
• Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und klare, verbindliche Kommunikation
• Hohe Umsetzungsstärke: Sie arbeiten reaktiv, und treiben Vorgänge eigenständig voran
• Erfahrung in mindestens einem der folgenden Bereiche von Vorteil:
  • Hausverwaltung / Immobilienmanagement
  • Versicherung (z. B. Schadenbearbeitung)
  • Backoffice mit Ticket- oder Fallprozessen
  • Handwerkerkoordination / Dienstleistersteuerung
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Ticketsystemen
• Fähigkeit, konsequent nach Prozessen zu arbeiten

Arbeitsweise & Rahmenbedingungen

• Remote-Tätigkeit mit klar definierten Prozessen und Strukturen
• Planbarer Umfang von ca. 15 Stunden pro Woche
• Feste Zeitfenster mit verbindlicher Erreichbarkeit (werktags innerhalb abgestimmter Kernzeiten, z. B. 08:00–12:00 Uhr)
• Überschneidungszeiten mit dem Team sind erforderlich
• Reaktionszeiten innerhalb definierter SLAs (z. B. Erstreaktion innerhalb von 1–2 Stunden während der Einsatzzeit)
• Flexible Einteilung außerhalb der Kernzeiten nur nach Abstimmung
• Schnelle Reaktionszeiten sind geschäftskritisch und werden vorausgesetzt
• Langfristige Zusammenarbeit mit klarer Rollenverantwortung

Was Sie bei uns erwartet

• Klare KPIs (Reaktionszeit, Abschlussquote, Dokumentationsqualität) und transparente Performance-Messung
• Eingespielte Prozesse mit Vorlagen und definierten Eskalationswegen
• Schnelle Entscheidungswege und direkte Abstimmung ohne Hierarchie-Reibungsverluste
• Operative Verantwortung mit direktem Impact auf Qualität und Kundenzufriedenheit
• Skalierbares Setup mit Entwicklungsperspektive bei überdurchschnittlicher Leistung

Bewerbung

Bitte senden Sie uns kurz und prägnant:

• 3–5 Sätze zu Ihrer relevanten Erfahrung (Schadenfälle, Tickets, Koordination, Fristensteuerung)
• Ihre Verfügbarkeit (Wochentage und Zeitfenster)
• Bestätigung, dass Sie ca. 15 Stunden pro Woche zuverlässig abbilden können
• Optional: kurzer Praxisansatz (2–3 Sätze), wie Sie mit unvollständigen Schadensmeldungen umgehen

Hinweis: Unvollständige Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.

Wenn Sie strukturiert arbeiten, Fälle konsequent zum Abschluss bringen und Verbindlichkeit für Sie selbstverständlich ist, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.