Virtuelle Assistenz (m/w/d) – Hausverwaltung

Stellenbeschreibung

Wir sind die Wohnwerk Hausverwaltung GmbH – eine moderne, digital aufgestellte Hausverwaltung mit Fokus auf klare Prozesse, schnelle Reaktionszeiten, transparente Kommunikation und eine unkomplizierte Zusammenarbeit mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern.
Unser Anspruch: Hausverwaltung ohne Papierchaos, dafür mit Struktur, Verlässlichkeit und einem hohen Servicegedanken.

Zur Unterstützung unseres wachsenden Bestands suchen wir eine strukturierte und kommunikative virtuelle Assistenz, die uns im Tagesgeschäft zuverlässig den Rücken freihält.

Deine Aufgaben

• Mieter- und Interessentenkommunikation inkl. aktiver Ansprache auf gängigen Plattformen

• Koordination von Besichtigungen für die Außendienstmitarbeitenden

• Koordination Handwerker- und Wartungsterminen

• Erstellung von Mietverträgen, Mahnungen, Anschreiben und Serienbriefen

• Schadensaufnahme und Klärung von Gewährleistungsfällen

• Beauftragung und Abstimmung mit Dienstleistern sowie Versorgern

• Dateneingabe, Objektpflege und Unterstützung bei der Objektbuchhaltung

• Digitale Ablage, Stammdatenanlage und einfache Prozessdokumentationen

• Versand von Rundmails an Eigentümer

• Social Media Management

Dein Profil

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1)

• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise, gute Erreichbarkeit und schnelle Reaktionszeiten

• Hohe Kommunikationsstärke und freundlicher Umgangston

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office, idealerweise Immoware24 & OnOffice)

• Organisationstalent und Freude an klaren Prozessen

• Erfahrung im Bereich Immobilien / Hausverwaltung ist ein Plus, aber kein Muss

Was wir bieten

• Klare Aufgaben, feste Prozesse, umfangreiches Onboarding und kurze Entscheidungswege

• Langfristige Zusammenarbeit in einem wachsenden Unternehmen

• Wertschätzende, direkte Kommunikation auf Augenhöhe

• Flexible Zeiteinteilung nach Absprache

• Möglichkeit auf Einzelprovisonen

Hinweis: Die Tätigkeit erfolgt auf selbstständiger Basis. Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist Voraussetzung.