Stellenbeschreibung

Virtuelle Assistenz (m/w/d) für Management & Finance – Vollzeit, Remote & Langfristig

Alphatrail GmbH | Vollzeit | 100 % Remote

🚀 Über Uns

Du bist ein Organisationstalent, das proaktiv anpackt und im Hintergrund die Fäden zieht? Du möchtest den Erfolg eines schnell wachsenden Start-ups direkt mitgestalten?

Dann bist du genau richtig bei uns! Wir sind Alphatrail: Ein kleines, dynamisches Start-up mit Sitz in Regensburg, das exklusive Bikekomponenten und -Zubehör 🚲 entwickelt und weltweit vermarktet. Um unseren Erfolgskurs beizubehalten und weiter zu wachsen, suchen wir eine engagierte und zuverlässige Unterstützung für unsere Geschäftsführung.

📋 Deine Aufgaben

Du übernimmst zwei zentrale Verantwortungsbereiche, um unserer Geschäftsführung den Rücken freizuhalten.

1. Assistenz der Geschäftsführung

• Management des Posteingangs und proaktive Kalender- & Terminkoordination.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel).
• Vorbereitung von Meetings und Erstellung von Protokollen.
• Übernahme von administrativen Aufgaben und gezielten Recherchen.

2. Vorbereitende Buchhaltung & Administration

• Sammeln, Prüfen und digitale Ablage aller eingehenden Belege.
• Vorbereitung der Unterlagen und Abstimmung mit unserer Steuerkanzlei.
• Nachfordern fehlender Belege bei Lieferanten und Partnern.
• Unterstützung beim Zahlungsabgleich und bei Monatsauswertungen.

✅ Deine Qualifikation

• Du sprichst und schreibst Deutsch und Englisch sicher (mindestens B2).
• Du zeichnest dich durch eine exzellente Selbstorganisation, absolute Zuverlässigkeit und Diskretion aus.
• Du bringst nachweisliche Erfahrung in einer Assistenz-Rolle mit, insbesondere im E-Mail- und Kalendermanagement sowie der Reiseplanung.
• Du hast ein gutes Grundverständnis für buchhalterische Prozesse und die Kommunikation mit einer Steuerkanzlei.
• Du bist tech-affin und gehst sicher mit MS Office oder Google Workspace sowie gängigen Projektmanagement-Tools (z. B. ClickUp, Asana) um. Eine Affinität für moderne Technologien & KI-Tools ist ein großes Plus.
• Du verfügst über eine eigene, geeignete Arbeitsumgebung mit einem ruhigen Arbeitsplatz und einer schnellen, stabilen Internetverbindung.

⏰ Die Rahmenbedingungen

• Starttermin: Ab sofort oder nach Vereinbarung.
• Anstellung: Vollzeit (Min. 30h/Woche) in einem langfristigen Arbeitsverhältnis.
• Arbeitsort: 100 % remote. Arbeite von dort, wo du dich am wohlsten fühlst.
• Arbeitszeit: Flexible Arbeitszeiten mit einer Kernarbeitszeit von 09:00 bis 15:00 Uhr (CET).

📈 Deine Perspektive

• Strukturiertes Onboarding: Wir sorgen mit klaren Prozessen und dokumentierten SOPs für deinen perfekten Start bei uns.
• Direkter Draht zur Geschäftsführung: Bei uns gibt es flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege.
• Langfristige Entwicklungschancen: Wir planen langfristig mit dir und bieten dir die Möglichkeit, deine Verantwortungsbereiche zu erweitern.
• Individuelle Weiterbildung: Wir unterstützen dein Wachstum mit Kursen und Workshops.

👉 Klingt gut? Dann bewirb dich jetzt!

Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest, freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzer Nachricht.

Wir freuen uns auf dich!