Virtuelle Assistenz (m/w/d) – Assistenz der Geschäftsführung (Backoffice) Schwerpunkt E-Mail- & Terminmanagement (Remote)

Stellenbeschreibung

NOVIUM Hausverwaltungs GmbH ist seit 2019 als digitale Hausverwaltung am Markt etabliert. Zur weiteren Professionalisierung unserer internen Abläufe suchen wir eine zuverlässige virtuelle Assistenz zur operativen Entlastung der Geschäftsführung im Backoffice.

Umfang: ca. 10 Stunden pro Woche
Arbeitsmodell: Remote / extern (freiberuflich)
Start: nach Absprache

Sie übernehmen das E-Mail-Postfach der Geschäftsführung und stellen sicher, dass Inhalte strukturiert, priorisiert und konsequent bearbeitbar gemacht werden.

1) E-Mail-Management nach 3-Kategorien-System
Jede eingehende E-Mail wird von Ihnen eindeutig eingeordnet:

• Kategorie A – Geschäftsführung: strategisch/persönlich → priorisieren + kurz zusammenfassen

• Kategorie B – Operativ: delegierbar/umsetzungsrelevant → vorbereiten, weiterleiten bzw. in die Bearbeitung geben

• Kategorie C – Abstimmung: unklar/entscheidungsrelevant → Entscheidungsvorlage (kurz, präzise) erstellen

2) Termin- & Kommunikationssupport

• Koordination und Vorbereitung von Terminen

• Vorformulieren von Antworten nach Vorgabe

• Nachverfolgung offener Punkte (Wiedervorlage/Reminder)

• Kurze Abstimmungen und Zuarbeiten nach Bedarf

Ihr Profil

• Sehr strukturiert, verlässlich, diskret

• Professionelle schriftliche Kommunikation (kurz, klar, fehlerfrei)

• Sehr gutes Priorisieren und konsequentes Abarbeiten

• Erfahrung als virtuelle Assistenz, Backoffice, Executive Assistant oder Office Management ist ein Plus

Was Sie bei uns erwartet

• Klare Prozesse und eindeutige Zuständigkeiten

• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen, professionelle Zusammenarbeit

• Planbarer Stundenumfang (ca. 10 Std./Woche)

• Eine Rolle mit Verantwortung und direktem Impact auf die Arbeitsfähigkeit der Geschäftsführung

Bewerbung

Bitte senden Sie uns kurz:

• 3–5 Sätze zu Ihrer relevanten Erfahrung

• Ihre Verfügbarkeit (Zeiten/Wochentage)

• Bestätigung, dass Sie ca. 10 Std./Woche verlässlich abbilden können

Diese Rolle passt zu Ihnen, wenn Sie Ordnung schaffen, mitdenken und der Geschäftsführung messbar den Rücken freihalten möchten.