Virtuelle Assistenz für Projektkoordination & Immobilienankauf (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir sind ein wachsendes Immobilienunternehmen mit Sitz in Hannover, das sich auf den Ankauf, die Sanierung und den Verkauf von Wohnimmobilien spezialisiert hat. Für die administrative Unterstützung bei unseren Ankaufsprozessen und der Koordination unserer Sanierungsprojekte suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke Assistenz (m/w/d), die unsere Projekte zuverlässig organisiert – remote, flexibel und eigenverantwortlich.

🧩 Deine Aufgaben
Du übernimmst bei uns eine Schlüsselrolle in der Organisation und Kommunikation rund um den Ankauf und die Weiterentwicklung unserer Immobilien:

Im Bereich Ankauf

• Aufnahme und Pflege von Objektdaten in unserer Deal-Pipeline
• Einholung und strukturierte Ablage von Objektunterlagen (z. B. Exposés, Energieausweise, Grundbuchauszüge)
• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Maklern, Notariaten, Eigentümern und Banken
• Vorbereitung von Besichtigungen und Angebotsabgaben
• Unterstützung bei der Kaufvertragsvorbereitung, Fälligkeitsabwicklung und Nachbereitung
• Fristenmanagement (z. B. Beurkundung, Kaufpreiszahlung, Übergabetermine)
• Erstellung und Pflege von Reportings (z. B. Projektstatus für Banken)

Im Bereich Projektkoordination (Sanierung & Entwicklung)

• Kommunikation mit Handwerkern, Hausverwaltungen, Stadtwerken, Energieversorgern
• Angebotseinholung, Materialkoordination mit Großhändlern (z. B. Parkett, Fliesen, Sanitärobjekte)
• Terminabsprachen für Schlüsselübergaben, Bauabnahmen
• Unterstützung bei der Erstellung von Bad-, Küchenplanungen
• Dokumentation von Baufortschritt und regelmäßige Updates im Projektmanagement-Tool (monday.com)
• Allgemeine administrative Begleitung der Sanierungsprojekte (Kommunikation via WhatsApp Gruppen mit Handwerkern)

🧰 Das bringst du mit

• Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Bereich Immobilien oder Projektassistenz
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke (schriftlich & telefonisch) und ein verbindliches Auftreten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insb. Excel, Word, PowerPoint)
• Vertrautheit mit digitalen Tools wie Google Drive und idealerweise Monday.com
• Eine für Remote-Arbeit geeignete EDV-Ausstattung mit stabilem Internet
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

💡 Das bieten wir dir

Bei uns bist du ein wichtiger Teil eines modernen Unternehmens mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Wir legen Wert auf Eigenverantwortung und Flexibilität – nicht auf starre Arbeitszeiten. Ob du aus dem Homeoffice, dem Co-Working-Space oder vom anderen Ende der Welt arbeitest: Hauptsache, die Zusammenarbeit passt.

• 💼 100 % Remote-Position mit flexibler Zeiteinteilung
• 🤝 Langfristige Zusammenarbeit, vorerst in Teilzeit, bei Wunsch auch auf Vollzeit erweiterbar
• 🧠 Klar strukturierte Einarbeitung und definierte Abläufe
• 🧱 Direkter Einblick in spannende Immobilienprojekte
• 👥 Ein kollegiales, professionelles und lösungsorientiertes Team

📬 So bewirbst du dich
Du hast Lust, Teil unseres dynamischen Immobilienunternehmens zu werden? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Bitte sende uns deinen Lebenslauf, eine kurze Vorstellung deiner Person sowie ggf. Referenzen oder Projektbeispiele.

Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und dich kennenzulernen!