Virtual Assistant to CEO – administrative & organisatorische Unterstützung

Stellenbeschreibung

Über die Rolle

Für einen stark eingebundenen Unternehmer suchen wir eine erfahrene virtuelle Assistenz, die den täglichen operativen Ablauf strukturiert, Termine koordiniert und als verlässliche Schnittstelle im Hintergrund agiert.

Die Rolle ist vollständig remote und erfordert ein hohes Maß an Organisation, Eigenverantwortung und professioneller Kommunikation.

Deine Aufgaben (Auszug)

– Eigenständiges Kalender- und Terminmanagement auf Executive Level

– Organisation und Vorbereitung von Meetings

– Schriftliche und telefonische Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

– Strukturierte Verwaltung von Dokumenten und vertraulichen Unterlagen

– Planung von Reisen sowie Nachbereitung administrativer Abrechnungen

– Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an den CEO

– Allgemeine administrative Unterstützung zur Entlastung der Geschäftsführung

Was diese Rolle besonders macht

– Enge, direkte Zusammenarbeit mit dem CEO

– Klare Verantwortungsbereiche statt reiner Zuarbeit

– Vertrauensbasierte, langfristige Zusammenarbeit

– Remote, aber mit hoher Einbindung ins Tagesgeschäft

Was wir suchen

– Mehrjährige Erfahrung als VA, EA oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle

– Sehr strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise

– Professionelles Auftreten und starke Kommunikationsfähigkeit

– Absolute Diskretion und Verlässlichkeit

– Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office-Systemen

– Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Arbeitsmodell

– 100 Prozent remote

– Flexible Zeiteinteilung im Rahmen klarer Abstimmungen

– Langfristige Zusammenarbeit angestrebt