Virtual Assistant bei Dr. Heart

Stellenbeschreibung

Stellenausschreibung: Virtual Personal Assistant (VPA) bei Dr. Heart

Wichtig: Schicke uns ein 2-3 minütiges Vorstellungsvideo

Arbeitszeit: Start mit 15 Stunden pro Woche
Vergütung: orientierender Stundenlohn ab 14 € je nach Erfahrung
Start: 15.01.2026
Arbeitsmodell: remote

Über uns

Ich bin Dr. Stefan Waller – Kardiologe, Speaker und Herz-Coach. Mit meinem Team aus Sportwissenschaftler, Psychologin und Ernährungsmedizinerin helfe ich mit unserem 3×3 Herz-Masterplan Menschen dabei, ihre Herzgesundheit zurückzugewinnen, ihre Lebensqualität zu steigern und langfristig leistungsfähig zu bleiben, durch smarte Ernährung, Bewegung und mentale Stärke.

Mit kurzen, verständlichen Videoclips holen wir unsere Zuschauer auf unserer Dr. Heart-Webseite, und unseren Social Media-Kanälen ab. Daneben bin ich als Redner und Moderator unterwegs z.B. mit den Themen “Herzgesunder Lebensstil“ oder “Chancen der Digitalisierung im Gesundheitssystem“. 

Zur Entlastung der Geschäftsleitung und zur strukturierten Weiterentwicklung suchen wir eine engagierte und gut organisierte Virtual Personal Assistant.

Deine Aufgaben

1. E-Mail- und Kalenderverwaltung

Ziel: Klare Prioritäten, strukturierte Kommunikation und ein stressfreier Kalender.

• Sichtung, Priorisierung und Organisation des E-Mail-Posteingangs

• Beantwortung von Standardanfragen nach klaren Vorlagen

• Vorformulieren persönlicher Antworten zur Freigabe

• Markieren und Eskalieren wichtiger oder sensibler Anfragen

• Pflege und Koordination des Kalenders für

  • 1:1 Coaching Termine

  • Herz-Status-Analysen

  • Podcast-Interviews

  • Meetings mit externen Anfragen

• Versand von Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups

2. Content- und Social-Media-Management

Ziel: Konsistente, markengerechte Sichtbarkeit mit klarer Organisation im Hintergrund.

• Planung, Vorbereitung und Veröffentlichung von Instagram-Inhalten nach Abstimmung

• Sammeln von Content-Ideen, Hooks, Trends und Memes

• Organisation von Content-Zulieferungen aus dem Team

• Pflege von Redaktionsplänen

• Vorbereitung von YouTube-Beschreibungen, Shownotes und Newsletter-Entwürfen

3. Funnel- und Lead-Nachverfolgung

Ziel: Keine verlorenen Kontakte, klare Übersicht über alle Leads.

• Überblick über neue Leads aus Social Media, Webinaren und Wartelisten

• Pflege einfacher CRM-Strukturen

• Versand von Follow-up-Nachrichten nach definierten Regeln

4. Koordination von Auftraggebern, Sponsoren und Partnern

Ziel: Professionelle Kommunikation und reibungslose Zusammenarbeit.

• Kommunikation mit Auftraggebern, Sponsoren und Kooperationspartnern

• Koordination von Social-Media-Partneraktionen

• Pflege und Nachverfolgung von Affiliate-Links und Gutscheincodes

5. Team- und Aufgabenüberwachung

Ziel: Klarheit, Verlässlichkeit und saubere Übergaben.

• Nachverfolgung von Aufgaben im Team

• Überblick über Deadlines und Projektfortschritte

• Meldung von Verzögerungen oder Engpässen

• Unterstützung bei der Koordination zwischen Teammitgliedern

6. E-Mail-Marketing

Ziel: Pflege der Community und Unterstützung von Launches und Angeboten.

• Vorbereitung und Versand von Newslettern in Zusammenarbeit mit dem Team

• Einpflegen von Highlights, CTAs und Ankündigungen

• Pflege einfacher Automatisierungen nach Absprache

7. Administrative Unterstützung

Ziel: Entlastung der Geschäftsleitung im operativen Alltag.

• Reisebuchungen nach Bedarf

• Verwaltung von Angeboten, Rechnungen und Zahlungen

• Organisation von Partner- und Verwaltungs-E-Mails

Was du mitbringen solltest

• Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit

• Proaktive Arbeitsweise und Mitdenken

• Gute schriftliche Kommunikation auf Deutsch

• Ruhe und Struktur auch bei vielen parallelen Themen

Was wir dir bieten

• Klare Aufgaben und Strukturen

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

• Sinnstiftende Arbeit im Gesundheitsbereich

• Langfristige Zusammenarbeit 

• Flexible Arbeitszeiten im Remote-Modell

Bewerbung

Wenn du Struktur liebst, gerne vorausdenkst und Freude daran hast, eine wachsende Marke im Hintergrund stark zu machen, freuen wir uns auf deine Bewerbung. 

Gerne mit kurzem Anschreiben oder Vorstellungsvideo.

Wir freuen uns auf dich!
Stefan, Melanie und das gesamte Team Dr. Heart