Vet Network Coordinator (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Teilzeit (10–20h/Woche mit Option auf Ausbau)

Wir suchen einen zuverlässigen, strukturierten und kommunikationsstarken Virtual Assistant als Veterinary Network Coordinator (m/w/d), der*die den Aufbau und das Management unseres europäischen Tierarzt-Netzwerks aktiv unterstützt.

Deine Hauptaufgaben

1. Netzwerkaufbau & Onboarding von Tierärzt*innen

• Erstkontakt mit neuen Tierarztpraxen (per E-Mail und bei Bedarf telefonisch)
• Erklärung unseres Kooperationsmodells & Klärung offener Fragen
• Begleitung bis zum unterschriebenen Kooperationsvertrag
• Sicherstellen einer positiven und professionellen Kommunikation auf Augenhöhe

2. Vertrags- & Kommunikationskoordination

• Versand und Nachverfolgung der Vertragsunterlagen
• Follow-up bei offenen Rückmeldungen
• Pflege von Status & Notizen im CRM / Netzwerk-Dashboard

3. Logistikorganisation

• Erstellung der Versandetiketten für Probenabholungen
• Terminierung von Abholungen mit Kurierdienst / Logistikpartner
• Sicherstellen, dass Praxen alle erforderlichen Materialien & Infos zur Verfügung haben

4. Datenmanagement & Qualitätssicherung

• Laufende Pflege und Kontrolle unserer Netzwerk-Datenbank
• Überprüfung der Vollständigkeit und Korrektheit aller Praxis- und Probendaten
• Kennzahlen & Status im Netzwerk-Dashboard aktuell halten

Dein Profil

• Sehr gute Organisationsfähigkeit & strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer und professioneller Kommunikationsstil (E-Mail & Telefon)
• Deutsch & Englisch fließend (weitere EU-Sprachen von Vorteil, aber nicht Pflicht)
• Erfahrung im Bereich Remote-Assistenz / Account Management / Koordination von Vorteil
• Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative & Ownership-Mentalität
• Bonus: Erfahrung im medizinischen, veterinärmedizinischen oder Life-Science-Umfeld

Was dich erwartet

• Flexible Arbeitszeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründerteam
• Klar definierte Prozesse + Raum für eigene Verbesserungsvorschläge
• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungspotenzial
• Sinnvolle Mission: Beitrag zur Verbesserung von Tiergesundheit & Reduktion von Tierversuchen

Klingt nach dir?
Dann bewirb dich mit einer kurzen Vorstellung deiner bisherigen Erfahrungen & Verfügbarkeit.