Suche Virtuelle Assistenz (Halbtags, später Vollzeit) – Operatives Backoffice & digitale Organisation – langfristig

Stellenbeschreibung

Im Moment noch Einzel-Unternehmerin sucht eine Assistenz, die nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt und mir alle Backoffice-Aufgaben (außer Buchhaltung) abnimmt. Wenn dich digitale Tools nicht abschrecken, du Kunden ebenso liebst wie ich und du langfristig Teil eines wachsenden Unternehmens sein möchtest, passt du vielleicht zu mir und meinem wachsenden Team.

Worum es geht
Deine Aufgabe ist es, mir den Rücken freizuhalten, damit ich mich auf Inhalte, Kundengewinnung, Unternehmensstrategie und Wachstum konzentrieren kann. Du übernimmst zentrale Backoffice-Aufgaben, unterstützt digital-organisatorisch und hilfst dabei, Abläufe so aufzusetzen, dass sie stabil funktionieren, auch für ein wachsendes Team.

Deine Aufgaben
Du betreust nach der Einarbeitung die Kundenkommunikation zuverlässig und freundlich, sortierst Anliegen, bereitest Antworten vor und sorgst dafür, dass keine Anfrage liegen bleibt.

Du unterstützt bei Newsletter und E-Mail-Abläufen in Kajabi (intuitives All-inklusive-Onlinesystem), pflegst Listen, bereitest Aussendungen vor, setzt einfache Automationen um und hältst die Daten sauber.

Du pflegst Kundendateien, sorgst für Ordnung in Ablagen und bringst Struktur in wiederkehrende Prozesse. Du koordinierst Termine, Zoom-Links, Unterlagen und kleine Projekte, bereitest Dinge vor und arbeitest proaktiv mit,  indem du klug  organisierst. Du recherchierst Tools, Dienstleister, Plattform-Lösungen und bereitest mir Entscheidungen vor, statt nur Links zu sammeln.

Tools & Umfeld
Kajabi (damit mache ich alles: E-Mail/Newsletter, Landingpages, Mitgliederbereich), Zoom, Vimeo, Google Drive/Docs, Calendly, Canva. Wichtig ist nicht, dass du alles schon kannst, sondern dass du bereit bist, dich schnell, selbstständig und sauber einzuarbeiten.

Was mir wichtig ist
Ich wünsche mir eine Zusammenarbeit, die wir langfristig aufbauen. Du bist zuverlässig, verbindlich und diskret, du kommunizierst klar und respektvoll, du arbeitest strukturiert und lässt dich nicht von Tools oder neuen Abläufen stressen. Du hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, kannst gut priorisieren, bringst Ordnung in offene Enden und kannst tagsüber arbeiten, so dass wir im ständigen Austausch sein können.

Muss-Kriterien
Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift. Verlässliche Internetverbindung. Funktionierenden Laptop oder Computer, gerne Apple. Erfahrung im virtuellen Assistenz-/Office-/Operations-Umfeld oder nachweisbar vergleichbare Kompetenz. Sicherer Umgang mit digitalen Tools und die Fähigkeit, dich selbstständig einzuarbeiten. Diskretion und Verantwortungsgefühl.

Arbeitsmodell & Umfang
Teilzeit Start mit 20 Std./Woche vormittags und halbtags, später Vollzeit (ganztags) möglich; wichtig ist eine klare, verlässliche Wochenstruktur und dass wir tagsüber auch Aufgaben besprechen können. Langfristige Zusammenarbeit gewünscht. Start so bald wie sinnvoll, mit sauberem Onboarding.

So bewirbst du dich
Bitte sende mir:

1. ein kurzes Profil (wer du bist, was du bisher gemacht hast, welche Ausbildungen und beruflichen Background du hast)
2. deine Verfügbarkeit (Teilzeit/Vollzeit, Zeitzone, mögliche Arbeitszeiten)
3. deine Erfahrung mit Online-Tools (wenn vorhanden)
4. eine kurze Textprobe auf Deutsch: Formuliere eine freundliche Kundenantwort auf folgende Situation: „Eine Kundin findet den Zoom-Link nicht und ist genervt, weil der Call gleich beginnt.“ (Bitte ohne AI)
5. Optional: ein Beispiel, wie du einen wiederkehrenden Prozess dokumentierst (kurz, als Screenshot/Doc-Ausschnitt reicht)

Wichtig
Wenn du nur kurzfristig mal etwas nebenbei oder noch einen Job für Abends suchst, passen wir nicht zusammen. Ich möchte tägliche zuverlässige Arbeitszeiten tagsüber. Wenn du langfristig mithelfen möchtest, dass wir das Business aufbauen, wenn du Verantwortung magst und Bücher liebst: bewirb dich gerne.