Private Administrative Assistant – remote

Stellenbeschreibung

Über die Rolle

Für einen Unternehmer mit mehreren laufenden Projekten suchen wir eine vertrauenswürdige, digital affine Assistenz, die private sowie geschäftsnahe administrative Themen eigenständig organisiert und kontinuierlich optimiert.

Der Fokus liegt auf Struktur, Weitblick und diskreter Kommunikation.

Deine Aufgaben (Auszug)

Administrative Organisation

– Strukturierung, Pflege und Verwaltung sensibler Unterlagen und Korrespondenz

– Koordination, Einreichung und Nachverfolgung von Abrechnungen

– Aufbereitung administrativer Finanzunterlagen zur Weiterverarbeitung

– Aufbau und Optimierung digitaler Ablagestrukturen und Prozesse

Externe Kommunikation

– Selbstständige Abstimmung mit Ärzten, Versicherungen, Behörden und Beratern

– Klärung offener Punkte und Zusammenführung relevanter Informationen

– Administrative Vertretung des Auftraggebers gegenüber externen Stellen

Termin und Fristenmanagement

– Koordination privater und geschäftsnaher Termine

– Überwachung von Fristen, Deadlines und Wiedervorlagen

Unternehmensnahe Themen

– Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater, Banken und juristische Ansprechpartner

Was diese Rolle besonders macht

– Sehr hohes Vertrauensverhältnis

– Großer Gestaltungsspielraum bei Prozessen und Strukturen

– Kombination aus privater und unternehmensnaher Verantwortung

– Langfristig angelegte Zusammenarbeit

Was wir suchen

– Erfahrung in Assistenz, Administration oder persönlichem Office Management

– Sehr selbstständige, strukturierte Arbeitsweise

– Hohe digitale Kompetenz und Freude an Prozessoptimierung

– Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit

– Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Arbeitsmodell

– Vollständig remote

– Ca. 36 Stunden pro Monat

– Flexible Zeiteinteilung mit schneller Reaktionsfähigkeit