Freelance Executive Assistant (VA)

Stellenbeschreibung

10–20 Stunden pro Woche mit Option auf Erweiterung

Über mich

Ich arbeite als selbstständiger Unternehmer und Berater mit Fokus auf IT-nahe Dienstleistungen, operative Skalierung und Change Management.
Meine Tätigkeit findet überwiegend auf C-Level-Ebene statt und umfasst strategische sowie operative Themen in unterschiedlichen Unternehmenskontexten. Zusätzlich bin ich in ausgewählten Projekten in kreativen und technologiegetriebenen Branchen tätig, teilweise in indirektem Umfeld internationaler Großkunden.

Zur nachhaltigen organisatorischen Entlastung suche ich eine zuverlässige, diskrete und mitdenkende Executive Assistant, die mich im Tagesgeschäft unterstützt und sich schrittweise in Abläufe, Themen und Prioritäten einarbeitet.

Deine Rolle

Als Executive Assistant arbeitest du eng mit mir zusammen und unterstützt mich bei organisatorischen und kommunikativen Aufgaben auf Management-Ebene.
Der Fokus liegt auf Struktur, Übersicht und Verlässlichkeit in einem dynamischen Umfeld.

Deine Aufgaben

Termin- und Organisationsmanagement

• Pflege und Koordination meines Kalenders

• Terminabstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern

• Vorbereitung von Meetings inklusive Kontext und relevanter Unterlagen

• Nachverfolgung von To-dos, Deadlines und Follow-ups

Kommunikation und Koordination

• Unterstützung bei der E-Mail- und Kalenderkommunikation

• Strukturierung und Vorqualifizierung eingehender Anfragen

• Vorbereitung einfacher Antworten und Entscheidungsgrundlagen

• Diskreter und sicherer Umgang mit sensibler Kommunikation

Planung und Abstimmung

• Unterstützung bei der Planung von Terminen, Meetings und Projekten

• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Terminabstimmung

• Erstellung übersichtlicher Reisepläne

• Unterstützung bei kurzfristigen Änderungen

Informationssicherheit und Vertraulichkeit

Im Rahmen der Tätigkeit erhältst du Einblick in vertrauliche Geschäftsprozesse, strategische Inhalte sowie NDA-geschützte Projekte.
Ein Teil der Arbeit findet in indirektem Umfeld internationaler Großkunden und AAA-Produktionsumgebungen statt.

Daher ist Folgendes zwingend erforderlich:

• Bereitschaft zum Abschluss eines NDA sowie weiterer Vertraulichkeitsvereinbarungen

• Absolut verantwortungsvoller und diskreter Umgang mit Informationen

• Nutzung ausschließlich freigegebener Tools und Kommunikationskanäle

• Hohes Sicherheits- und Verantwortungsbewusstsein

Vertraulichkeit ist eine grundlegende Voraussetzung für diese Rolle.

Was du mitbringen solltest

• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in vergleichbarer Rolle

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise

• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit

• Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und mitzudenken

• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation

• Deutsch mindestens fließend in Wort und Schrift

• Gute bis sehr gute Englischkenntnisse

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Kalendern

• Professionelles Auftreten und ruhige Arbeitsweise

Rahmenbedingungen

• Freelance- oder Teilzeitmodell möglich

• Initiale Auslastung ca. 10–20 Stunden pro Woche

• Option auf Erweiterung der Stunden nach Absprache, sobald Abläufe eingespielt sind

• Remote-Arbeit

• Flexible Zeiteinteilung mit verlässlicher Erreichbarkeit

• Langfristige Zusammenarbeit ausdrücklich erwünscht