Executive Virtual Assistant to CEO (Remote, langfristig)

Stellenbeschreibung

Über die Rolle

Diese Position richtet sich an sehr erfahrene Virtual Assistants, die es gewohnt sind, auf Executive Level zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen.

Du unterstützt einen stark eingebundenen Unternehmer im Tagesgeschäft, hältst Strukturen zusammen, denkst vorausschauend mit und sorgst dafür, dass operative Abläufe zuverlässig und reibungslos funktionieren.

Dabei bist du keine reine Zuarbeit, sondern eine zentrale organisatorische Schnittstelle im Hintergrund.

Die Rolle ist vollständig remote, erfordert jedoch ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Diskretion und Professionalität.

Deine Aufgaben

• Eigenständiges Kalender- und Terminmanagement auf Executive Level

• Strukturierte Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings

• Schriftliche und telefonische Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

• Verwaltung und Pflege von vertraulichen Dokumenten und Unterlagen

• Reiseplanung, Koordination und administrative Nachbereitung

• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an den CEO

• Allgemeine administrative Aufgaben zur spürbaren Entlastung der Geschäftsführung

Was diese Rolle besonders macht

• Direkte, enge Zusammenarbeit mit dem CEO

• Klar definierte Verantwortung statt reiner Assistenzaufgaben

• Hohes Maß an Vertrauen und Eigenständigkeit

• Langfristig angelegte Zusammenarbeit

• 100 % Remote – mit echter Einbindung ins Tagesgeschäft

Was wir suchen

• Mehrjährige Erfahrung als Virtual Assistant, Executive Assistant oder vergleichbare Rolle

• Sehr strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise

• Professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsstärke

• Absolute Diskretion und hohes Verantwortungsbewusstsein

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalender- und Office-Systemen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen, mitzudenken und proaktiv zu handeln

Arbeitsmodell & Rahmen

• 100 % Remote

• 20-40 h pro Woche zu europäischen Arbeitszeiten

• Flexible Zeiteinteilung im Rahmen klarer Abstimmungen

• Langfristige Zusammenarbeit ausdrücklich gewünscht

• Vertrauensbasierte Rolle mit klarer Verantwortung

Für wen diese Rolle ideal ist

Diese Position passt besonders gut zu dir, wenn du:

• bereits auf C-Level oder Executive Level gearbeitet hast

• gerne Verantwortung übernimmst und nicht micromanaged werden willst

• Struktur, Klarheit und Verlässlichkeit liebst

• langfristig in einer vertrauensvollen Rolle arbeiten möchtest

👉 Interesse?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir suchen bewusst Qualität vor Quantität und nehmen uns Zeit für die richtige Besetzung.