Executive Assistant (m/w/d) – mit Überblick, Organisationstalent und Freude am Entlasten

Stellenbeschreibung

Executive Assistant (m/w/d) – mit Überblick, Organisationstalent und Freude am Entlasten

Du liebst es, den Überblick zu behalten und andere besser arbeiten zu lassen?
Du hast ein Gespür für Ordnung, eine Vorliebe für digitale Tools und fühlst dich in einem schnelllebigen, strukturierten Umfeld wohl? Du verstehst, wie der Hase läuft – und sorgst dafür, dass er nicht ins Stolpern kommt? Dann suchen wir genau dich.

Wer wir sind

Digitalscouting ist eine der führenden Agenturen für modernes Marketing und Social Media Content für Banken, Versicherer und andere regulierte Branchen. Unsere Mission: Komplexe Produkte sichtbar machen – mit klaren Botschaften, viralen Formaten und messbaren Ergebnissen.

Wir entwickeln Strategien, managen ganze Kanäle, produzieren jährlich tausende Videos, Grafiken und Social-Media-Posts – und setzen dabei auf strukturierte Prozesse, dokumentierte Workflows und ein starkes Team.

Deine Rolle: Executive Assistant für unseren CEO

Als Executive Assistant bist du die rechte Hand unseres CEOs – du sorgst dafür, dass sein Kopf frei ist, sein Kalender sinnvoll geplant und sein Posteingang sauber sortiert ist. Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und proaktiv – immer mit dem Ziel, Klarheit, Übersicht und Entlastung zu schaffen.

Deine Aufgaben im Detail

E-Mail- und Posteingangsmanagement

• Tägliches Priorisieren, Bearbeiten und ggf. Beantworten von 40–100 E-Mails pro Tag

• Ziel: Nur E-Mails, die zwingend vom CEO selbst beantwortet werden müssen, bleiben in der Inbox

• VIP-Mails sofort hervorheben, Newsletter herausfiltern, Unwichtiges ablegen

• Termine aus E-Mails direkt vereinbaren und im Kalender eintragen

• Konsequent nachhalten, ob auf gesetzte Termine oder Aufgaben auch geantwortet wird

Kalender- und Terminmanagement

• Gesamtverantwortung für den Kalender des CEOs

• Terminkonflikte erkennen und selbstständig lösen

• Reisezeiten (Auto/Bahn/Flug) planen und blocken – keine Meetings währenddessen

• Bahntickets, Flüge und Hotelbuchungen selbstständig organisieren

• VIP-Termine priorisieren, Einladungen verschicken und logistisch sinnvoll planen

Organisation & Umsetzung

• Eigenständige Organisation von Kundenevents (Einladungen, Location, Koordination mit Partnern)

• Anfragen an Konferenzveranstalter verfassen und nachhalten

• Rechnungen und Unterlagen aus verschiedenen Systemen zusammensuchen

• Einkäufe und Reservierungen (z. B. Amazon, Restaurants) nach klaren Kriterien durchführen

• Prozessdokumentation aktualisieren und verständlich aufbereiten

Was dich bei uns erwartet

• Klare Prozesse und Workflows – die meisten Aufgaben sind dokumentiert

• Ein wachsendes, motiviertes Team mit hoher Kundenverantwortung

• Raum für Feedback und Weiterentwicklung – aber auch die Erwartung, dass du bestehende Prozesse zunächst umsetzt, bevor du sie verbesserst

Was wir von dir erwarten

• Erfahrung als Assistenz (inkl. Referenten-/Projektassistenz-Aufgaben)

• Zwei Referenzen von vorherigen Stationen

• Deutsch als Muttersprache

• Du erkennst den Wert kleiner Aufgaben und bringst sie fristgerecht und zuverlässig zu Ende

• Du arbeitest eigenverantwortlich, denkst mit und suchst selbstständig nach Lösungen (z. B. in Google, internen Unterlagen, ChatGPT)

• Du liebst es, andere zu entlasten und wirst gerne zur „Kontroletti“ – für dich ein Kompliment

• Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion und Sorgfalt sind für dich selbstverständlich

Was uns wichtig ist

• Struktur schlägt Chaos.

• Verlässlichkeit schlägt Geschwindigkeit.

• Eigenverantwortung schlägt Mikromanagement.

Du bekommst von uns eine klare Rolle, detaillierte Anleitungen und die Freiheit, deine Aufgaben souverän zu managen – im Gegenzug erwarten wir echtes Ownership.

Bereit, mit uns durchzustarten?

Dann bewirb dich mit Lebenslauf und zwei Referenzen. Sag uns, warum du glaubst, dass du die/der Richtige für diese Schlüsselrolle bist.