Assistenz / Back Office (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft suchen wir eine zuverlässige Assistenz mit strukturiertem Arbeitsstil und Blick für effiziente Abläufe.

Aufgaben

• Administrative Assistenz & Back Office

  • Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung

  • Koordination von Terminen, Aufgaben und internen Abläufen

  • Pflege digitaler Ablagen und Dokumentationen

• CRM-Pflege (Pipedrive)

  • Pflege, Aktualisierung und Strukturierung von Kontakten, Leads und Deals

  • Nachhalten von Status, Wiedervorlagen und Aktivitäten

  • Sicherstellung der Datenqualität im CRM

  • Unterstützung bei einfachen Auswertungen und Reports

• Datenerfassung & Datenpflege

  • Erfassung, Pflege und Aufbereitung von Stamm-, Vertrags- und Projektdaten

  • Erstellung interner Übersichten und Entscheidungsgrundlagen

• Vertragsmanagement

  • Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Verträgen

  • Kommunikation mit Kunden, Partnern und Dienstleistern zu Unterlagen

  • Strukturierte Ablage und Dokumentation von Vertragsständen

• Vorbereitende Buchhaltung

  • Sammlung, Prüfung und Strukturierung von Belegen

  • Pflege der Buchhaltungsssoftware

  • Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater

  • Unterstützung bei Rechnungsstellung und Zahlungsübersichten

• Marketing & Kommunikation (einfaches Niveau)

  • Verfassen und Überarbeiten kurzer Texte (z. B. Website, Social Media, interne Inhalte)

  • Pflege einfacher Marketinginhalte nach klaren Vorgaben

• Planung & Prozessunterstützung

  • Unterstützung bei Projekt- und Terminplanung

  • Nachhalten von To-dos und Deadlines

  • Mitarbeit bei der Optimierung interner Geschäftsprozesse und Abläufe

  • Dokumentation von Standards und Prozessen

Tools & Systeme

• Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar)

• Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

• Pipedrive (CRM)

• ggf. Motion (Aufgaben- und Terminplanung)

Profil

• Erfahrung in Assistenz-, Back-Office- oder administrativen Tätigkeiten

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Systemen

• Sorgfältiger Umgang mit Daten und vertraulichen Informationen

Wir bieten

• Klare Aufgabenstruktur und kurze Entscheidungswege

• Eigenverantwortliches Arbeiten

• Flexible Ausgestaltung (z. B. Teilzeit / Remote nach Absprache)

• Langfristige Zusammenarbeit

Ab-in-die-Selbstständigkeit

Gründungsberatung & Gründungscoaching

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