🧠 Virtuelle Assistenz (m/w/d) – 10 Std./Woche | Fokus auf Organisation, Kommunikation & Struktur

Stellenbeschreibung

Über mich & Flow-Gen.ai

Ich bin Helena (33) – Gründerin von Flow-Gen.ai, einer jungen KI-Automationsagentur aus Deutschland.
Flow-Gen.ai entwickelt virtuelle KI-Mitarbeiter („Voice Agents“) und Automatisationen für Immobilien Makler, Finanzierer und Dienstleister, und anderen KMUs die Routineaufgaben automatisieren und Prozesse effizienter machen.

Da das Unternehmen seit September im Wachstum ist und ich bereits die ersten Aufträge betreue, suche ich nun eine verlässliche virtuelle Assistentin, die mich im operativen Alltag unterstützt – damit ich mich voll auf Strategie und Kundenprojekte konzentrieren kann.

💼 Aufgaben

• Kalender- und CRM-Pflege (z. B. Termine, Aufgaben, Nachverfolgung)
• Organisation und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs (inkl. Beantwortung & Koordination)
• Strukturierte Ablage & Dokumentenmanagement
• Erstellung und Pflege von Playbooks (Prozessdokumentationen)
• Unterstützung bei der Erstellung von Verkaufspräsentationen und Broschüren (z. B. in Canva oder Google Slides)
• Pflege der Buchhaltung in Finom (Rechnungen, Zahlungen, Belege)
• Unterstützung bei der Finanzplanung (z. B. Aktualisierung von Excel-Tabellen)
• Optional: kurze Telefonate (z. B. Rückfragen mit Partnern oder Tools klären)

🧩 Anforderungen

• Sehr gute Deutschkenntnisse (bevorzugt Muttersprache)
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Erfahrung mit gängigen Tools (Google Workspace, Canva, CRM-Systeme, ggf. Notion)
• Sicherer Umgang mit Excel / Google Sheets
• Zuverlässigkeit, Diskretion & ein Auge fürs Detail

⏰ Rahmenbedingungen

Umfang: ca. 10 Stunden pro Woche (mit Perspektive auf mehr)

Arbeitsweise: 100 % remote, flexible Zeiteinteilung

Start: ab sofort

Vergütung: nach Vereinbarung, mit der Option auf regelmäßige Erhöhung oder Übernahme bei erfolgreicher Zusammenarbeit

❤️ Warum Flow-Gen.ai?

Du arbeitest von Anfang an direkt mit der Gründerin zusammen und bekommst Einblicke in ein innovatives KI-Startup

Du bist Teil eines modernen, digitalen Unternehmens mit Fokus auf Effizienz und Menschlichkeit

Flache Hierarchien, klare Kommunikation, echtes Vertrauen

👉 Interessiert?
Dann schreib mir kurz,

wer du bist,

welche Tools du bereits nutzt,

und warum du glaubst, dass wir gut zusammenpassen.

Ich freue mich auf deine Bewerbung!
– Helena von Flow-Gen.ai