Was macht ein persönlicher Assistent: Eine detaillierte Analyse

Wenn es um Unterstützung von wichtigen Funktionen im Unternehmen geht, stellen sich viele Unternehmer erst einmal grundlegende die Frage, was macht ein persönlicher Assistent/in denn nun genau, und was sind deren wichtigste Aufgaben und Verantwortlichkeiten?

Vielbeschäftigten Führungspersönlichkeiten in leitenden Positionen stehen nur wenige Stunden am Tag zur Verfügung, um alle Aufgaben auf ihrer To-Do-Liste zu erledigen. Deshalb stellen sie persönliche Assistenten ein, die ihnen die Arbeit abnehmen und sie dort unterstützen, wo sie es am meisten brauchen.

Die Arbeit eines persönlichen Assistent/in ist kann ungeahnt wichtig sein, vor allem dann wenn Aufgaben übernommen werden, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Aber kann ein Assistent nun wirklich eine so entscheidende Rolle spielen? Wie sieht die Liste der täglichen Aufgaben eines persönlichen Assistenten eigentlich aus? In diesem Artikel werden wir analysieren, was ein persönlicher Assistent macht, welche Aufgaben er/sie hat und was ein persönlicher Assistent/in für Ihr Unternehmen tun kann.

Was ist ein persönlicher Assistent, und was macht ein persönlicher Assistent?

Im Gegensatz zum Administrativen Assistent/in, der/die in der Regel ein ganzes Team betreut, führt ein persönlicher Assistent die meisten Aufgaben für eine einzelne Person durch, daher das Wort „persönlich“. Während Assistenten der Geschäftsleitung in der Regel ausschließlich für Geschäftsführer und CEOs arbeiten, sind persönliche Assistenten auch für Führungskräfte und leitende Angestellte der unteren Ebenen tätig.

Persönliche Assistenten übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben zur Unterstützung von Führungskräften, von der Organisation von Reisen bis hin zur Protokollführung und der Pflege von Büroablage-Systemen. Je nach den Bedürfnissen und Zielen des Arbeitgebers kann die Rolle des persönlichen Assistenten jedoch stark variieren.

Ein effizienter persönlicher Assistent muss über die folgenden Fähigkeiten verfügen:

• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten

• Gute „Soft Skills“ z.B. im zwischenmenschlichen Bereich

• Strukturiertes Zeitmanagement

• Gute organisatorische Fähigkeiten

Was sind die Aufgaben von persönlichen Assistenten?

Die Aufgaben von persönlichen Assistenten sind je nach Branche ganz unterschiedlich. In manchen Branchen müssen persönliche Assistenten ihre Vorgesetzten auf Geschäftsreisen begleiten. Hier muss man in der Lage sein, sich auf ungewohnte Arbeitszeiten einzustellen, um die Zeitverschiebung bei internationalen Reisen zu berücksichtigen.

Wenn wir uns jedoch einmal eine „Checkliste“ der Aufgaben eines persönlichen Assistenten anschauen, und uns noch einmal der Frage widmen, was macht ein persönlicher Assistent/in im Detail, kann man hiervon ausgehen: dass der Unternehmer durch die Assistenz seine Lohnnebenkosten für Arbeitgeber senken will. Und dass er folgende administrative Aufgaben und Verantwortlichkeiten erwartet, bevor sie die persönliche Assistenz einstellen:

• Organisation und Planung von Terminen, Besprechungen und Meetings

• Anfertigung von Sitzungsprotokollen

• Transkription von Diktaten

• Organisation von Geschäftsreisen und Erstellung von Reisekostenabrechnungen

• Organisieren von Events und Konferenzen

• Vorbereitung und Erstellung von Berichten und Präsentationen

• Management von Datenbanken und Ablagesystemen

• Durchführung von Recherchen im Auftrag des Managers

Anforderungsprofil persönlicher Assistent/in

Du möchtest ein persönliche oder virtuelle Assistenz finden? Oft suchen Unternehmen nach spezifischen Anforderungen für persönliche Assistenten, einschließlich bestimmter Qualifikationen und Fähigkeiten, abgeschlossener Schulausbildungen oder früherer Erfahrungen. Zu den allgemeinen Anforderungen für eine Stelle als persönlicher Assistent gehören:

• Vorherige Erfahrungen als persönlicher Assistent, Chefsekretär oder Büroleiter

• Hervorragende Organisation und ausgezeichnetes Zeitmanagement

• Fähigkeit zur klaren und präzisen Kommunikation mit Kunden aller Ebenen, sowohl intern als auch extern

• Sehr gute Kenntnisse von Softwarepaketen wie Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)

• Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Büroverwaltungssystemen

• Multitasking-Fähigkeit

• Erfahrungen zum Thema Outsourcing Prozess

• Prioritätensetzung im Arbeitsumfang

• Hohes Maß an Aufmerksamkeit für Details

Die Wichtigkeit der Stellenbeschreibung persönlicher Assistent/in

Die Einstellung der „richtigen“ persönlichen Assistentin mit den richtigen Fähigkeiten ist entscheidend. Ihr persönlicher Assistent (zunehmend auch ausschließlich als Virtuelle Assistenz eingesetzt) wird für Sie als Arbeitgeber Ihre wichtigste Stütze sein, daher müssen Sie einen Kandidaten auswählen, der nicht nur mit Ihnen, sondern auch mit dem gesamten Unternehmen gut zusammenarbeitet.

Zunächst müssen Sie festlegen, wie Ihr persönlicher Arbeitsstil aussieht. Zum Beispiel: Ziehen Sie es vor, über jedes noch so kleine Detail informiert zu werden, darf Ihnen tatsächlich absolut nichts entgehen? Oder bevorzugen Sie es, einmal am Morgen und einmal am Abend informiert zu werden, mit den grundlegend wichtigsten Details? Diese Informationen helfen Ihnen bei der Beurteilung von Bewerbern, wenn es darum geht, Fragen für das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.

Sie müssen dafür sorgen, dass sich die richtigen Bewerber überhaupt bewerben. Nehmen Sie Portale wie Freelancer.com und Osourced.is zur Hilfe bei Ihrer Ausschreibung. Wir empfehlen, in der Stellenbeschreibung für den persönlichen Assistenten Folgendes anzugeben:

• Ist es eine Teilzeit- oder Vollzeitposition?

• Stellenbeschreibung im Detail, ggfs. mit Organigramm des Unternehmens

• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten

• Richtlinien für Home Office

• Neue Einstiegsposition, oder Erfahrung erwünscht

• Wie viele Mitarbeiter unterstützen die Stellen (falls zutreffend)

Jeder persönliche Assistent/in hat eine eigene Persönlichkeit und einzigartige Fähigkeiten – lassen Sie sich genügend Zeit, die richtige Kombination an Fähigkeiten für Sie und die Ziele Ihres Unternehmens zu finden. Je besser Sie und Ihr persönlicher Assistent zusammenarbeiten können, desto mehr können Sie sich auf die eigentlichen Ziele Ihres Unternehmens konzentrieren.

Das Fazit

Die Frage, was macht ein persönlicher Assistent, konnten wir hoffentlich hinreichend beantworten, hier noch einmal zusammengefasst: Die Führung eines Unternehmens, insbesondere in Zeiten schnellen Wachstums, erfordert von den Führungskräften, dass sie sich auf die großen und eigentlichen Ziele konzentrieren. Administrative Tätigkeiten nehmen oft viel Zeit, Energie und Geld in Anspruch, die den Manager von der eigentlichen Arbeit abhalten können. Persönliche Assistenten übernehmen diese zeitaufwändigen, aber wichtigen Aufgaben und sind in der Lage, sie entsprechend den Unternehmenszielen zu priorisieren. Während sich der Arbeitgeber auf strategische Geschäftsaufgaben konzentriert, sorgt der/die persönliche Assistent/in dafür, dass dem Unternehmer „der Rücken frei“ gehalten wird.