Lohnnebenkosten für Arbeitgeber senken: Beispiele aus der Praxis

Die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber stellen nach wie vor einen erheblichen Kostenfaktor dar, der einen Großteil der gesamten Arbeitskosten eines Unternehmens ausmacht. Angesichts des großen Drucks, die Ausgaben zu senken und die Personalausgaben zu optimieren – vor allem auf dem aktuell angespannten Arbeitsmarkt – müssen Arbeitgeber über die traditionelle Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen hinausschauen, um die Lohnnebenkosten zu senken. Möglichkeiten zur Kostensenkung gibt es in den Bereichen Gehaltsgestaltung für Mitarbeiter, Verwaltung, Betriebsausgaben sowie Outsourcing. Die Senkung dieser Ausgaben kann sich direkt auf die Arbeitskosten eines Unternehmens auswirken, ohne dass Arbeitszeiten gekürzt oder Arbeitsplätze abgebaut werden müssen. In diesem Artikel wird untersucht, wie Unternehmen die Lohnnebenkosten senken können, indem sie alle anfallenden Ausgaben aus einer strategischen und kostensenkenden Perspektive betrachten. Er enthält auch praktische Beispiele dafür, wie andere Organisationen Strategien zur Lohnkostensenkung umgesetzt haben.

Was sind Lohnnebenkosten: Beispiele zur Veranschaulichung

Zunächst einmal ist es sinnvoll zu wissen, wie sich die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber zusammensetzen. Kosten fallen durch die Lohnzahlungen an den Arbeitnehmer an und werden unterteilt in gesetzliche, variable und freiwillige Lohnnebenkosten. Hier die wichtigsten Lohnnebenkosten Beispiele:

1. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, welche die Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Pflege- und Unfallversicherung umfassen.

2. Kosten für berufsbedingte Aus- und Weiterbildung, auch des Managements.

3. Sonstiger Kostenaufwand bzw. freiwillige Leistungen wie z.B. Berufsbekleidung, Coachings, Umzugskosten, Kosten für Fort- und Weiterbildungen, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Sachzuwendungen.

4. Steuern auf Lohnsumme und Angestelltenzahl

Welche Möglichkeiten gibt es nun, die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber zu senken? Generell gilt zunächst, dass der Arbeitgeber um die gesetzlichen Vorgaben nicht herumkommt. Hierzu zählen die Beiträge zur Sozialversicherung oder die Steuern in Bezug auf Gehalt oder Mitarbeiteranzahl. Erhebliches Einsparpotential ergibt sich jedoch in vielen anderen Bereichen:

Analyse der Kostenstruktur in Bezug auf Mitarbeiter und Management

Die Kostenstruktur der betrieblichen Mitarbeiter hat einen großen Einfluss auf die Lohnnebenkosten. In dieser Kategorie können Arbeitgeber sowohl ihre internen Strategien und Verfahren als auch ihre externen Marktfaktoren untersuchen. Zu den wichtigsten Kostenbildungsfaktoren gehören:

• Unternehmensrichtlinien, -verfahren und -regeln, die für die Mitarbeiter gelten, einschließlich ihrer Gehälter, Leistungen, Arbeitszeiten und Stellenbeschreibungen. Arbeitgeber können ihre Richtlinien und Verfahren ändern, müssen dabei aber auf die Bedürfnisse, Erwartungen und Bedenken ihrer Mitarbeiter eingehen.

• Die internen Kosten für die Bereitstellung von Mitarbeitern und deren Leistungen. Dazu gehören die Kosten für Arbeit, Versicherung, Rente und andere mitarbeiterbezogene Kosten. Diese Faktoren können je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein.

• Interessant ist auch die Frage, was macht ein persönlicher Assistent? Die Antwort ist einfach: er/sie spart dem Unternehmer erheblich viel Zeit und Kosten!

• Die externen Kosten für die Bereitstellung von Mitarbeitern, einschließlich der Verfügbarkeit und Qualität von Arbeitskräften. Für Arbeitgeber in einigen Branchen und Regionen kann es extrem schwierig sein, aufgrund der hohen Kosten für die Geschäftstätigkeit an diesem Standort die benötigten Talente zu finden und zu halten.

>>Lesen Sie hierzu auch: Der Einstieg in die Virtuelle Assistenz: Erfahrungen und Ratschläge für Arbeitgeber

Die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber minimieren: Analyse der Geschäftsprozesse notwendig

Auch die Qualität der Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern und Management kann einen erheblichen Einfluss auf die Kosten der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens haben – hier besteht erhebliches Kosteneinsparungspotential:

• Verbesserte und kostengünstigere Weiterbildungsmöglichkeiten und Management-Techniken wie zum Beispiel effektiveres Time-Management, bessere Kommunikation oder wirksamere Kontrollmechanismen.

• Verbesserung der gesamten organisatorischen Effizienz und Effektivität durch Steigerung der Produktivität und Verbesserung und Optimierung der Prozessqualität. Dazu gehört auch die Frage, ob man die Buchhaltung outsourcen möchte oder nicht.

• Analyse hinsichtlich der Verkleinerung oder Umstrukturierung von Abteilungen oder Organisationseinheiten. Dazu zählt das Outsourcen von Leistungen an externe Dienstleister oder die Nutzung von virtuellen Assistentinnen und Assistenten.

Sonstiger Kostenaufwand, freiwillige Leistungen, Arbeitsplatz

Sonstige Lohnnebenkosten für Arbeitgeber wie Berufsbekleidung, Coachings, Umzugskosten, Kosten für Fort- und Weiterbildungen, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Sachzuwendungen etc. stellen zwar auf der einen Seite einen Großteil der betrieblichen Gesamtkosten dar. Auf der anderen Seite aber können sie die Arbeitsplatzqualität für den Mitarbeiter in großem Masse beeinflussen oder verbessern – was wiederum die Entstehung einer positiven Kultur, die Verbesserung des Engagements der Mitarbeiter und eine insgesamt positive Erfahrung für die Mitarbeiter fördert. Hier muss der Arbeitgeber Fingerspitzengefühl haben!

Für eine detaillierte Berechnung der Lohnnebenkosten nutzen Sie bitte diesen Lohnnebenkostenrechner.

Strategien, die Arbeitgebern helfen, ihre Lohnnebenkosten zu senken

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Arbeitgeber ihre Lohnnebenkosten senken können. Insbesondere empfohlen wird eine grundlegende und gründliche Analyse von Gehältern, Leistungen, und Arbeitszeiten, sowie die Überprüfung der Verwaltungsprozesse (Zeitmanagement, Aufgabenverteilung, organisatorischen Effektivität und Effizienz etc.). Arbeitgeber sollten die Möglichkeit zu flexiblen Arbeitsregelungen anbieten, wie beispielsweise flexible Arbeitszeiten, mehr Home Office und Remote Work, sowie die Möglichkeit des Arbeitnehmers, bei Bedarf Urlaub zu nehmen. Auch der Einsatz von Werkstudenten, geringfügig Beschäftigten und Praktikanten sollte in Erwägung gezogen werden.

Virtuelle Assistenz: sinnvolle Lösung um Lohnnebenkosten für Arbeitgeber einzusparen

Das Thema Outsourcing ist in aller Munde, und dies ist unmittelbar mit der Überlegung verbunden, virtuelle Assistenzen einzusetzen. Ein virtueller Assistent ist ein externer Dienstleister, Freiberufler, Freelancer oder Selbständiger, der für ein Unternehmen arbeitet, allerdings nicht am Standort des Unternehmens, sondern am remote Arbeitsplatz seiner Wahl. Als virtuelle Assistenten werden Mitarbeiter bezeichnet, die zu wesentlich günstigeren Konditionen als Festangestellte arbeiten können, wie zum Beispiel Auswanderer oder digitale Nomaden.

Schlussfolgerung: Lohnnebenkosten senken lohnt sich!

Die Lohnnebenkosten machen bei den meisten Unternehmen einen großen Teil der Betriebskosten aus. Um Einsparungen zu erzielen und die Rentabilität zu erhöhen, ohne die Löhne der Mitarbeiter oder andere direkte Leistungen zu kürzen, ist die Senkung der Lohnnebenkosten daher von besonderer Wichtigkeit. Einsparpotentiale ergeben sich in vielerlei Form und reichen von kleinen Kostenreduzierungen, die unbedeutend erscheinen, bis hin zu größeren Kostenblöcken, die bei sorgfältiger Planung ebenso reduziert werden könnten. Um kostengünstig zu operieren und wettbewerbsfähig zu bleiben, wird empfohlen, dass Arbeitgeber vermehrt auf externe bzw. ausgelagerte Dienstleistungen zurückgreifen.