Administrativer Assistent/in: Ein Blick hinter die Kulissen

Im Hinblick auf eine immer digitalisiertere und automatisiertere Unternehmerwelt wird deutlich, dass administrative Assistenten ein unverzichtbarer Bestandteil vieler Unternehmen, Betriebe und Organisationen geworden sind. Ein administrativer Assistent/in ist jemand, der in einer Organisation verschiedene Unterstützungsfunktionen ausübt. Die Aufgaben bestehen im Allgemeinen darin, andere Mitarbeiter im Unternehmen bei ihrer täglichen Arbeit zu helfen und zu unterstützen, dies auch vermehrt nur online.

Ein administrativer Assistent/in hilft beispielsweise bei der Beantwortung von Anrufen und Bearbeitung von E-Mails, beim Terminmanagement, bei der Organisation von Besprechungen und Meetings, sowie bei der Bestellung von Material, der Erstellung von Dokumenten und der Ablage von Akten. Und noch vieles mehr! In diesem Artikel erfahren Sie, was administrative Assistenten tun, worauf sie sich spezialisieren können (z. B. Social Media oder Marketing-Administration), wie man eine/r werden kann oder wo Arbeitgeber welche finden.

Anforderungsprofil administrativer Assistent/in

Ein guter administrativer Assistent/in muss organisiert und detailorientiert sein und die Fähigkeit haben, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Er/sie muss in der Lage sein, sowohl unabhängig als auch mit verschiedenen Personen zusammenzuarbeiten. Ausgezeichnete Computerkenntnisse sind unerlässlich, um Nachforschungen anzustellen, Nachrichten zu senden und zu empfangen, Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten und moderne Kommunikationsmittel zu nutzen.

Außerdem muss man über ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen (oftmals mehrsprachig) sowie in der Lage sein, sich klar und prägnant auszudrücken. Unter Druck arbeiten können und bereit sein, bei dringenden Terminen Überstunden zu machen, wird ebenfalls erwartet.

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Verantwortlichkeiten administrativer Assistent/in

Administrativer Assistenten erledigen wichtige Arbeiten im Büro (vermehrt auch im Home Office), und führen eine Vielzahl von verschiedenen Aufgaben aus, die sowohl Verwaltungs- als auch Managementaufgaben umfassen können. Folgende Verantwortlichkeiten und Arbeiten sind typischerweise anzutreffen:

• Organisation von Meetings und Geschäftsreisen

• Verwalten von Terminen und Kalendern

• Anfertigung von Sitzungsprotokollen

• Pflege von Datenbanken

• Vertragsgestaltung

• Planung des Personaleinsatzes

• Bearbeitung Korrespondenz in Form von Post und Emails

• Tabellenerstellung und Excel

• Allgemeine Sekretariatsarbeiten

• Präsentationen und Reports

• Entwicklung moderner Ablagesysteme

• Buchhaltung outsourcen

Aber auch reine Online-Tätigkeiten oder Home-Office Aufgaben kann der administrative Assistent erfüllen, was aktuell von immer größerer Bedeutung ist. Online-Assistenten wirken im Bereich Social Media Management, Eventplanung, Anzeigenerstellung, Datenmanagement oder Organisation von Kampagnen mit. Hier empfiehlt es sich aus Unternehmersicht, auf etablierten Portalen wie Osourced.is nach virtuellen Assistenten zu suchen.

Berufliche Qualifikationen administrativer Assistent/in

Administrative Assistenten sind aus dem Büroalltag kaum wegzudenken. Wenn Unternehmer und Arbeitgeber eine administrative oder virtuelle Assistenz finden möchten, erwarten sie gewisse Anforderungen, Kenntnisse und berufliche Qualifikationen. Viele Arbeitgeber bevorzugen heutzutage einen Bachelor-Abschluss für Verwaltungsaufgaben, insbesondere wenn es um die Arbeit bei Gemeinden, Verbänden oder gemeinnützigen Organisationen geht. Möglicherweise sind sogar spezielle Zertifizierungen oder Zulassungen erforderlich, oder Erfahrungen im Outsourcing Prozess.

Folgende Qualifikationen administrativer Assistenten halten wir für unerlässlich:

• Hochschulabschluss (mindestens Bachelor) in der entsprechenden Branche

• Hervorragende IT-Kenntnisse mit den modernen Office-Programmen

• Genauigkeit, Detailtreue und das Einhalten von Deadlines

• Mehrsprachigkeit, insbesondere gute Englischkenntnisse, wenn das Unternehmen international vertreten ist

Aufstiegsmöglichkeiten als administrativer Assistent/in

Die Arbeit als administrativer Assistent/in kann eine aussichtsreiche Grundlage für viele verschiedene Karrierewege sein. Viele Betriebsleiter, Büroleiter oder Vorgesetzte haben so einmal angefangen, und dies trifft auf viele verschiedene Branchen zu. Im Anschluss an die Assistentenfunktionen führen viele ihre Karriere als Finanzanalysten, Social-Media-Experten, Computersystembetreuer, Marketingleiter oder Informationssicherheitsexperten weiter.

Administrative Assistenten können auch einen berufsbegleitenden (Online-) Abschluss erwerben und in einem verwandten Bereich wie der Jurisprudenz oder dem Gesundheitswesen als Anwalt, Anwaltsgehilfe oder Verwalter im Gesundheitswesen tätig werden. Wer als Assistent/in „schon lange dabei ist“, kann sogar Führungsaufgaben übernehmen, z. B. die Betreuung von Praktikanten oder anderen Hilfskräften übernehmen, oder die Leitung von administrativen Projekten.

Fazit

Administrative Assistenten unterstützen Manager, Führungskräfte und Abteilungsleiter, indem sie unter anderem Unterlagen verwalten, Telefongespräche entgegennehmen, Reisevorbereitungen treffen und andere Verwaltungsaufgaben erledigen. In dieser Funktion kann er/sie direkt für einen hochrangigen Manager oder als Teil eines Teams arbeiten, das mehrere Abteilungen in einem Unternehmen unterstützt. Im Allgemeinen ist der/die administrativer Assistent/in jedoch eine vertrauenswürdige Hilfskraft, die ihre Organisation und deren Mitarbeiter bei den täglichen Aufgaben unterstützt. Sie sind keine „klassischen“ Verwaltungsangestellten, sondern arbeiten als (heutzutage häufig virtuelle) Assistenten und erledigen eine Vielzahl wichtiger Aufgaben, die den reibungslosen Betrieb des Unternehmens gewährleisten.