Assistenz Projektleitung / PMO (remote / ca. 30%)

Stellenbeschreibung

Pensum
Anfangs ca. 30%, mit Potenzial zur späteren Erhöhung des Pensums.

Zur Funktion
Für unseren Kunden, ein Schweizer, im Bereich Heizungen, Wärmepumpen und Energielösungen tägiges KMU, suchen wir eine Remote Assistenz für die Projektleitung (PMO), welche  den Projektleiter in administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt. Ein zentraler Schwerpunkt liegt in der administrativen Abwicklung von Fördergeldern, insbesondere bei der Rückforderung, Kontrolle und Nachverfolgung der entsprechenden Unterlagen.

Hauptaufgaben
Administrative Unterstützung des Projektleiters bei laufenden Projekten im Bereich Heizungen, Wärmepumpen und Energielösungen.
Koordination, Zusammenstellung und Einreichung von Unterlagen im Zusammenhang mit Fördergeldern.
Bearbeitung und Nachverfolgung von Rückforderungen gegenüber zuständigen Stellen und Behörden.
Pflege und Verwaltung von Projektunterlagen, Dokumentationen und Ablagen.
Unterstützung bei Terminplanung, Aufgabenkoordination und allgemeiner Projektadministration.
Kommunikation mit Kunden, Behörden, Lieferanten und internen Ansprechpersonen.
Überwachung offener Pendenzen und Sicherstellung einer strukturierten Nachverfolgung.

Anforderungen

Erfahrung in Administration, Projektassistenz, Sachbearbeitung oder einer vergleichbaren Funktion.
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Eigenverantwortung.
Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln.
Freude an Koordination, Kommunikation und administrativen Aufgaben.
Interesse an technischen Themen, insbesondere im Bereich Heizung, Wärmepumpen oder Energie, ist von Vorteil.

Persönliche Eigenschaften
Selbstständig und lösungsorientiert.
Sorgfältig und zuverlässig.
Dienstleistungsorientiert.
Belastbar und gut organisiert.
Diskret im Umgang mit sensiblen Daten und Unterlagen.