Virtuelle Unterstützung im Backoffice - Teilzeit

Job Description

Wir suchen für unser Unternehmen eine zuverlässige und flexible virtuelle Unterstützung für unser Backoffice. Der Fokus liegt auf der regelmäßigen Bearbeitung der digitalisierten Post sowie der Eingangsrechnungen aus Funktionspostfächern. Darüber hinaus benötigen wir Unterstützung bei der Verwaltung, Ver- und Nacharbeitung und Dokumentation abgeschlossener Verträge sowie bei der Erstellung neuer Verträge (z. B. Mietverträge, Arbeitsverträge, Vereinbarungen etc.).

   Ihre Aufgaben

1. Postbearbeitung:
   • Zweimal wöchentliche Bearbeitung des digitalen Posteingangskorbs.
2. Rechnungsmanagement:
   • Zweimal wöchentliche Bearbeitung von Funktionspostfächern und Erfassung aller Eingangsrechnungen.
3. Vertragsmanagement:
   • Einmalige Überprüfung und Aktualisierung aller bestehenden Verträge im Vertragserfassungssystem.
   • Wiederkehrende Erstellung neuer Arbeitsverträge und Erfassung der Personaldaten für die Abrechnung in Absprache mit neuen Mitarbeitenden und anderen Bereichen.
   • Überwachung laufender Verträge und Unterstützung bei Rückfragen.
4. Prozessdokumentation:
   • Sorgfältige Dokumentation aller Arbeitsschritte und Prozesse, um im Krankheitsfall eine reibungslose Vertretung zu gewährleisten.
5. Administrative Unterstützung:
   • Übernahme weiterer allgemeiner administrativer Tätigkeiten nach Bedarf.

Was du mitbringst:

• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im Bereich Buchhaltung oder Administration
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Umgang mit Microsoft 365 (OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Computerkenntnisse ( Es fällt Dir leicht Dir neue Programme anzueignen)

Was wir bieten

• Flexible Arbeitszeiten, die Sie ortsunabhängig ausüben können.
• Vergütung: 5-7 €/Std., Start ab sofort.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!