Projektleitung – Einführung Microsoft M365 Suite

Job Description

Ausschreibung Projektleitung (ANÜ)

Allgemeine Informationen zum Projekt
Thema: Arbeitsplatz der Zukunft: Einführung Microsoft M365 Suite
2025/2026 sollen in einem Versicherungskonzern erste Produkte aus der Microsoft Cloud
M365 Suite eingeführt und damit aktuelle Bestandslösungen teilweise oder komplett ablöst
werden. Bei der Umstellung auf die Microsoft Cloud SaaS Produkte müssen die aktuell
geltenden Regulatorik, Compliance und Security (VAIT, Dora, DSVGO) Vorgaben
berücksichtigt werden.

Dabei werden im Servicebereich «Digitale Zusammenarbeit» im ersten Schritt folgende
Bestandsprodukte auf M365 Produkte migriert (Mailing, Kollaboration, Kommunikation und
Social Intranet) und für den Innen- sowie Außendienst von >10.000 Usern auf der Basis des
Microsoft Azure Tenants des Konzerns ausgerollt.

Die begleitenden Maßnahmen für die Einführung User Adoption/Transformation werden den
Rollout der neuen Produkte begleiten.

Folgende Fachbereiche aus der Konzernumgebung & Dienstleister werden in die Umsetzung
eingebunden:
• IT – Infrastruktur (Security, LAN/WAN, Workplace, Digitale Zusammenarbeit)
• Konzerneigene Security Regulatorik / Governance & Compliance

Laufzeit: Februar 2025 bis Ende 2026

Gesamtaufwand: (in Mio. €,***): ca. 10 Mio. €

Mehrere Teilprojekte und Umsetzungs-Streams mit den Schwerpunkten:
• Konzeption, Business Analyse, Detaillierung von fachlichen und technischen Anforderungen incl. Prozessbetrachtung
• Umsetzung von fachlichen und technischen Anforderungen gemeinsam mit Produktanbieter & Dienstleister
• Test und Qualitätssicherung
• Überführung von Teilkomponenten in den produktiven Betrieb
• Steuerung der internen/externen Dienstleister/Provider in den Teilprojekten
– TP01 Mail & Kalender
– TP02 Teams Light
– TP03 Teams Kollaboration
– TP04 Teams Telefonie
– TP05 Social Intranet

Gegenstand des Umsetzungsvorhabens sind hauptsächlich:
• Projektvorbereitung/Organisation für Projektstart ab 2025 (Nov./Dez. 24)
• Führung und Koordination der Teilprojekte und Arbeitsgruppen, welche sich aus dem Konzern, IT, dem Anbieter und zugehörigen Steuerungsrollen zusammensetzen
• Prüfen und Steuern der Projekt-Roadmap mit Projektmeilensteinen, der Ressourcenverfügbarkeit, des Budgets und der Abhängigkeiten zu anderen Systemen im Konzern
• Konsequentes Monitoring und Berichtswesen
• Konstruktive Lösungsfindung bei Konflikten und Problemstellungen
• Aktives Stakeholdermanagement (z.B. Programm-Mgmt, Auftraggeber, Business Owner, Governancen, Verbundpartner, Nutzergruppen, Innen- und Außendienst)
• Regelmäßige Einbindung von Vertretern aus Konzern, IT und Produktanbieter
• Vorbereitung und Durchführung von Lenkungsausschüssen, Statusrunden, Jour Fixes etc.
• Aktive Begleitung der Vorbereitung und Durchführung von (Teil-)Roll Outs
• Leistungskomponenten Implementierung der M365 Suite Produkte (Exchange Online, Teams, Sharepoint Online, Onedrive, Viva Engage ) unter Berücksichtigung der Security (IDM/IAM) und Regulatorik (Governance & Compliance VAIT,DSVG/DORA) Vorgaben
• Koordination der Migration von Bestandssystemen Produkten (HCL-Domino, HCL Connections, Cisco Webex und Callmanager (teilweise) …)
• Realisierung & Anbindung an querschnittliche Komponenten (z.B. IT-Infrastruktur, Security SOC, Compliance)
• Ablösung der bestehenden Anwendungen und Service Transition des Betriebs an den externen Provider (Ausschreibungsprozess)
• Konzeption und Umsetzung von Erweiterungen und Anpassungen zur Herstellung der Einsatzfähigkeit im Konzern inkl. der Anbindung von relevanten Systemen

Erforderlich
Gesucht wird:
1 Gesamtprojektleitung im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung

Zeitraum:
zeitnah (Nov 2024) bis zum 31.12.2026

Umfang:
40% für Projektvorbereitung Kickoff ab November 2024, 100 % für Gesamtprojektleitung und TPL 2025/2026

Wünschenswerte Voraussetzungen und Fähigkeiten:
• Mehrjährige Projektmanagement-Erfahrung in komplexen Cloud Modernisierungsprojekten innerhalb des Finanzdienstleistungs Sektors, idealerweise in einer Versicherung
• Erfahrungen in klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden und darauf aufbauenden hybriden Ansätzen in Großprojekten
– Zertifizierung (z.B. IPMA, Prince2, SAFe)
– Schaffung von Rahmenbedingungen für effizientes Arbeiten, Förderung der Selbstorganisation
• Erfahrungen in der Einführung von Microsoft Lösungen
• Vertiefte Kenntnisse in der Outcome-orientierten Steuerung von großen ITModernisierungsprojekten, auch von Migrationsvorhaben
• Ausgeprägte Führungskompetenzen und Kommunikationsstärke
• Gespür für potenzielle oder reale Konflikte und deren konstruktive, frühzeitige
Auflösung
• Erfahrung mit Teambuilding und Steuerung gemischter Teams (interne MA aus
Fachbereich und IT + Produktanbieter)
• Souveränes Auftreten gegenüber Führungskräften
• Kenntnisse in den Bereichen Mailing, Kollaboration/Kommunikation und Social
Intranet Systemen