Deutschsprachige Virtueller Assistentin (VA) für Heizungsbauer und Installationsbetrieb

Stellenbeschreibung

Stellenbezeichnung:

Deutschsprachiger Virtueller Assistent*in (VA)

Unternehmen:

Heizungs- und Installationsbetrieb (Standort: München)

Arbeitszeit:

Teilzeit: Montag bis Freitag, 8:00 – 14:00 Uhr (30 Stunden pro Woche)

Standort:

Homeoffice / Remote (Deutschlandweit, bevorzugt jedoch aus dem Raum München für eine bessere lokale Abstimmung)

Über das Unternehmen:

Wir sind ein etabliertes Heizungs- und Installationsunternehmen mit Sitz in München. Unser Fokus liegt auf der Installation, Wartung und Reparatur von Heizungs-, Sanitär- und Pumpensystemen. Wir suchen einen zuverlässigen virtuellen Assistentin, um administrative und organisatorische Aufgaben effizient zu erledigen und das operative Geschäft zu unterstützen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

1. Administrative Unterstützung:
   • Koordination von Terminen und Kalenderverwaltung
   • Verwaltung von E-Mails und Geschäftskommunikation
   • Vorbereitung von Angeboten, Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten
   • Datenpflege in CRM- und ERP-Systemen (z.B. Kundendaten, Auftragsmanagement)
2. Kundenbetreuung:
   • Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden
   • Erste Kontaktperson für Kundenanfragen
   • Bearbeitung von Reklamationen und Weiterleitung an die zuständigen Techniker
   • Vereinbarung und Bestätigung von Kundenterminen
3. Auftragsabwicklung:
   • Unterstützung bei der Planung von Wartungs- und Installationsterminen
   • Koordination der Techniker- und Mitarbeiterplanung
   • Nachverfolgung von offenen Aufträgen und Bestellungen
   • Erstellen von Arbeitsaufträgen und Berichten
4. Verwaltung von Bestellungen:
   • Anfragen und Bestellung von Material und Ausrüstung bei Lieferanten
   • Kontrolle von Lieferzeiten und Lieferstatus
   • Unterstützung im Bestandsmanagement
5. Allgemeine Büroorganisation:
   • Erstellung von Berichten und Auswertungen für das Management
   • Bearbeitung von Posteingängen und -ausgängen
   • Digitale Ablage und Dokumentenverwaltung

Anforderungen:

1. Erfahrung und Qualifikationen:
   • Berufserfahrung in einer administrativen oder ähnlichen Rolle (idealerweise im Handwerksbereich oder im Bereich Gebäudetechnik)
   • Vertrautheit mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
   • Erfahrung mit CRM- und ERP-Systemen von Vorteil
2. Fachliche Fähigkeiten:
   • Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
   • Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und Deadlines einzuhalten
   • Schnelle Auffassungsgabe und hohe Detailgenauigkeit
   • Kundenorientierte Denkweise und starke Kommunikationsfähigkeiten
3. Persönliche Fähigkeiten:
   • Zuverlässigkeit und eigenverantwortliches Arbeiten im Homeoffice
   • Hohe organisatorische Fähigkeiten
   • Belastbarkeit und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen
   • Teamfähigkeit und freundlicher Umgang mit Kollegen und Kunden

Vorteile:

• Flexibles Arbeiten von zu Hause aus
• Teilzeitbeschäftigung in einem dynamischen und wachstumsorientierten Unternehmen
• Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung und Optimierung von Prozessen mitzuwirken
• Persönliche Weiterentwicklung durch die Arbeit in einem technischen Umfeld
• Zusammenarbeit mit einem motivierten und freundlichen Team

Bewerbungsprozess:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und einem kurzen Anschreiben, warum Sie für die Position als Virtueller Assistentin geeignet sind. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen.

Schlusswort:

Wenn Sie eine selbstständige Arbeitsweise schätzen, gerne im technischen Umfeld tätig sind und Spaß daran haben, das Tagesgeschäft eines Handwerksbetriebs aktiv zu unterstützen, dann sind Sie bei uns genau richtig. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!